履歴書をメールで送る方法とは？【例文あり】｜送るときのマナーと注意点

この記事では履歴書をメールで送る際の送り方について解説しています。

メールを送るときにはマナーを理解し、文面だけではなく添付ファイルにも気を配りましょう。

不手際がないよう確認し、採用担当者に丁寧な印象を与えましょう。

履歴書をメールで送るときはPDFファイルにする！

履歴書をメールで送るときは、PDF形式で添付するのがおすすめです。「Word」「Excel」などを使用し履歴書を作成した場合でも、PDFファイルに変換して送るようにしましょう。

PDFファイルに変換することで、レイアウトを崩さずに印刷することができ、採用担当者の手間が省けます。

手書きの履歴書をスキャンしてPDF形式で送ることも可能ですが、読みにくくなってしまう可能性があるので注意が必要です。

パソコンを持っていなくても、スマートフォンでPDFの履歴書を作成できるアプリやサービスがあるので、活用しましょう。

履歴書ファイルをPDFに変換する方法

PDF形式は、印刷が簡単で履歴書のデータをメールで送る際には最適な形式です。

手書きの履歴書の場合はスキャンしてPDF化し、「Word」や「Excel」で履歴書を作成した場合には、履歴書をPDF形式に変換します。

変換するのを忘れないようにしましょう。変換する方法を説明していきます。

履歴書のファイルをPDF形式に変換すると、枠内に入っていた文字や行が隠れてしまうことがあります。

変換後は必ずファイルを開き、内容に問題がないか確認しましょう。

ファイル名は「日付」「氏名」「履歴書」にする

送付する履歴書ファイルの名前は、採用担当者が「誰のどんな用件なのか」見やすいように、「日付」「氏名」「履歴書」を記載します。

「日付」は履歴書をメールで送付する日にちが良いでしょう。

「日付」「履歴書」「氏名」は、それぞれアンダーバーでつなぐことでより見やすくなるので、おすすめです。

履歴書をメールで送る際のマナー

就職活動や転職活動中に、応募先企業から履歴書をメールで送付するよう求められることがあります。

採用担当者に丁寧な印象を与えられるよう、履歴書をメールで送るときのマナーを3つご紹介します。

企業から指示を受けたらすぐに送信する

採用担当者から履歴書を送付するよう指示を受けたら、履歴書をすぐにメールで送ります。やむを得ない場合を除き、当日中に送るのが理想的です。

履歴書の送付に時間がかかってしまうと、志望度が低いのでは？と思われてしまう可能性があります。できるだけ素早く対応しましょう。

また履歴書は就職・転職活動期間中、必要な書類となるので、いつでも再提出できるようデータを準備しておくと安心です。

履歴書のデータを準備できていない時には、取り急ぎ「いつまでに送付します」という具体的な日にちをメールで送り、期日までに送ります。一報を入れるのがマナーです。

メールの件名、本文は簡潔にする

採用担当者は毎日多くのメールを確認しています。そのため、メールの用件が一目で伝わるように、件名には「用件」「氏名」を記載しましょう。

本文もわかりやすく書くよう心がけます。具体的には「宛先」「挨拶（自己紹介）」「用件」「締め」「署名」の流れで構成します。

採用担当者のメールに返信する場合は、件名は変えず、そのまま使用します。

件名を変えてしまうと、今までのやりとりや用件が分からなくなってしまい、混乱を招く恐れがあるので注意しましょう。

履歴書にはパスワードをかけて送る

履歴書には応募者の個人情報が多く記載されており、選考に関わる重要な「ビジネス文書」となります。

そのため、パスワードを設定し履歴書を丁寧に取り扱うようにしましょう。

ここでは「Word」「Excel」の標準機能を利用する方法をご紹介します。

履歴書をPDF化の際にパスワードの設定方法は、手順が異なる場合があるので実際の手順は公式サイトを参照してください。

設定したパスワードは、履歴書を添付したメールと別に送ります。その際、パスワードがわからなくならないよう必ずメモを残しておきましょう。

履歴書の提出日にするなど、わかりやすい数字にするのがおすすめです。

履歴書を送るメールの書き方

宛先の書き方

宛先は、「会社名」「部署名」「担当者氏名」を記載します。部署名や担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」で問題ありません。

挨拶文の書き方

基本的な挨拶は、「お世話になっております。〇〇（氏名）です。」になります。

初めて連絡する場合は、「お世話になります。〇〇（氏名）と申します。」とするといいでしょう。

在職中の方は、現職の会社名を記載する必要はありません。上記の挨拶文を使用しましょう。

用件の伝え方

メールの用件は、改行を意識して簡潔に分かりやすく伝えるようにしましょう。履歴書と職務履歴書を添付した旨を忘れずに記載します。

また、履歴書にパスワードを設定した場合は、別途「パスワード」を伝えるメールを送ります。

後から送るメールでパスワードについて連絡する旨も忘れずに記載しておきましょう。

締めの挨拶文の書き方

締めの挨拶は「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」など、締めの一文を加えましょう。定型文で問題ありません。

採用担当者に感謝の気持ちを添えられると丁寧な印象になります。

署名の書き方

署名には、自分の連絡先を正確に記載します。「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順に記載しましょう。

電話番号とメールアドレスは普段から連絡が取れるものを記載します。

また、本文との区切りが分かりやすいように、「‐」などの記号を使用して署名部分のみ囲みます。

署名のデザインテンプレートは検索するとたくさん出てくるので、オリジナルの署名を作るのもおすすめです。

作成した署名は登録しておくことで、簡単にメールに貼り付けることができます。

履歴書送付メールの例文

履歴書をメールで送る場合の例文をご紹介します。分かりやすく簡潔に用件が伝わるよう工夫をしましょう。

また、履歴書メールを送信する前に誤字脱字はないか、添付漏れはないかなど、最終確認を行い送信します。先方に失礼がないよう、丁寧なメールを心がけましょう。

応募する際の例文

件名は簡潔に用件と氏名を記載します。

本文では応募に至った理由を簡単に記載できると良いでしょう。

また履歴書を添付する際は、履歴書送付とパスワード設定についての説明は忘れずに記入しましょう。

履歴書送付を求められた際の例文

応募する際の例文と同様、用件と氏名を記載します。

本文では「ご指示いただきました履歴書と職務履歴書をお送りいたします。」という一文を入れると、採用担当者に用件が分かりやすく伝えられます。

パスワードを送る際の例文

前述した通り、履歴書にパスワードを設定した場合は、別途パスワードを伝えるメールを送ります。

件名は他の例文と同様、用件と氏名を記載します。

本文には、先ほど応募書類を送付した旨と作成したパスワードを記載するようにしましょう。