（テンプレ）総務職の職務経歴書のテンプレート

総務職の職務経歴書テンプレートの使い方

①基本情報を入力

まずは氏名や連絡先を記入します。電話番号やメールアドレスを間違えていると、選考結果を受け取れなくなってしまうため注意が必要です。記入後に必ず再確認しておきましょう。

②スキル・資格を入力

労務管理、備品管理、契約書作成、庶務対応などのスキルを具体的に入力します。日商簿記やMOS、秘書検定などの資格を持っていれば記載しましょう。Excel関数や文書作成スキルなどの実務的スキルも併せて書くと効果的です。

③職歴を入力

これまでの勤務先ごとに、担当していた業務内容や成果を整理します。「社内行事の運営」「経費精算フローの改善」「各種申請書類の管理」など、具体的な取り組みを挙げると実務力が伝わります。複数業務を並行して行っていた場合は、優先順位や工夫点を簡潔に記載しましょう。

④職務要約をAI生成

職務要約は、職歴に内容をもとにAIで生成することができます。AI生成の文章をもとに、「幅広い庶務業務を正確に処理」「社員が働きやすい環境整備に尽力」など、自身の働き方を反映させると印象がより明確になるでしょう。

⑤自己PRをAI生成して調整

自己PRも職務要約と同様に、AIで作成した文章に自分らしいエピソードや成果を加えます。「社内の相談対応で信頼を得た」「制度運用を円滑に進めた」など、周囲を支える姿勢を伝えると好印象です。数字で示せる改善実績やサポート事例を交えると、説得力のある自己PRに仕上がります。

総務職の職務経歴書作成についてのQ&A

総務職の職務経歴書テンプレートの印刷方法

応募書類は、内容だけでなく仕上がりの見た目も評価の対象になります。らくらく履歴書を使えば、職務経歴書をコンビニでスムーズに印刷ができます。

完成画面で「ダウンロードボタン」を押し、「コンビニで印刷」を選択。「送信」を押すと、自動でコピー機用のユーザー番号が発行されます。発行された番号をコンビニのコピー機に入力すれば、すぐに出力できます。

印刷後は白色の上質紙を使用し、にじみやレイアウトのズレを確認すると、より清潔感のある書類に仕上がります。全体を俯瞰して確認しましょう。

総務職の職務経歴書テンプレートの書き方例

こちらは総務職向けに作成した職務経歴書の例です。業務内容を単に列挙するだけでなく、どのような工夫や改善を行ったかを併せて記載すると、総務としてのスキルや貢献度が伝わりやすくなります。

例えば、社内規程の整備やマニュアル作成・会議運営・備品管理など、数値で表しにくい業務の成果でも、具体的な取り組み内容とその効果を文章で示すと説得力が増します。

また、複数の業務を兼任していた場合は、業務ごとに区分して整理すると読みやすくなります。応募先企業の求めるスキルや業務に近い内容を優先して記載することで、職務適性をより明確に伝えられるでしょう。

地道な業務でも、改善や工夫の過程を加えることで、総務職としての実力をアピールできる職務経歴書に仕上がります。

総務職の職務経歴書における自己PRのコツ

総務職では「組織を支える縁の下の力持ち」としての幅広い対応力と改善意識を伝えるのが効果的です。社内行事の企画運営・備品や施設の管理・各種契約や文書管理など、日々の業務の中でいかに正確性とスピードを両立してきたかを具体的に示すとよいでしょう。業務効率化やペーパーレス化、システム導入などに取り組んだ経験があれば、課題発見力や改善推進力をアピールできます。

また、社内外の多様な立場の人と関わる職種であるため、コミュニケーション力と調整力の高さも重要な要素です。社員からの相談対応やトラブル時の冷静な対処、他部署との円滑な連携を通じて信頼を得たエピソードがあれば具体的に記載するとよいでしょう。

さらに、採用・労務・安全衛生活動・防災対策など、企業運営を支える幅広い分野への関わりがある場合は、総務としての視野の広さと責任感を示すことができます。単なる事務処理にとどまらず、組織全体をより良くする姿勢を打ち出すことが、印象に残る自己PRにつながります。

採用担当者の目に留まるポイント

採用担当者は、総務職に幅広い知識と問題解決能力を求めています。法令遵守への意識、コスト管理、ベンダー管理、契約書チェック、情報セキュリティ対策、BCP（事業継続計画）策定などを具体的に記載しましょう。

また、社内満足度向上への取り組み、業務効率化の提案、トラブル対応、経営層へのサポート、社内コミュニケーション活性化などがあれば、総務職としての付加価値創出力をアピールできます。