履歴書を郵送する方法と手順、守るべきマナーについて詳しく解説します。
選ぶべき封筒の色・サイズや宛名の書き方、切手料金の目安も紹介。普通郵便、速達、書留の違いや、おすすめの郵送方法もまとめました。
「添え状は必要？」「クリアファイルに入れるべき？」「郵送後のメールはどうする？」といった疑問点にも答えるので、就活・転職活動中の方は必見です。
応募書類を郵送するときは、基本的なマナーと注意点をしっかり確認し、計画的に準備を進めましょう。
履歴書を郵送するための準備【6STEP】
①応募書類が揃っているか再確認する
求人に応募する際は、まず募集要項で必要書類を再確認しましょう。新卒採用の場合、履歴書の他にエントリーシートや卒業見込証明書、成績証明書などが求められることがあります。
中途採用では、履歴書と職務経歴書の他、職種によっては資格証明書が必要なケースもあるでしょう。各種証明書は、コピーではなく原本提出が条件の場合もあるので確認が必須です。
応募書類に不備があると、選考にマイナスの影響をもたらす可能性があります。郵送後に追加で提出するのは難しいため、必要書類と提出方法をよく確認しておきましょう。
②提出期限が「消印有効」か「必着」かを確認する
郵送で応募する場合、提出期限が「消印有効」か「必着」かが非常に重要です。
消印とは、郵便局が郵便物を受け取った日付を証明するもので、窓口に出した日またはポストから回収された日に押されます。消印有効の場合、締め切り日までに消印が押されれば、期限が過ぎてから届いても無効になりません。
一方、必着では締め切り日までに応募書類が届くことが求められます。そのため、締め切り数日前に投函したとしても、期限を過ぎてから企業に届いた場合は無効になります。
通常より配達が遅れる可能性もあるため、遅くとも提出期限の3～4日前までには投函できるよう準備しましょう。
③添え状（送付状）を準備する
引用：ビジネス テンプレート
一般的に、履歴書を郵送する際には「添え状（送付状）」を同封します。
添え状とは、書類を送付する際に同封するあいさつ状のことで、送付の目的や書類の内容を知らせる役割があります。
必須と明言されることは少ないものの、書類を郵送するときの定番マナーとして知られています。時間に余裕があれば、添え状も作って同封することをおすすめします。
添え状は、送付日・宛先・差出人の署名・件名・本文・記書きの構成で記載するのが基本です。応募書類に同封する場合、応募の経緯と応募書類の内容、部数を記載しましょう。
④応募書類をクリアファイルに入れる
応募書類と添え状を用意したら、書類をまとめてクリアファイルに入れます。クリアファイルに入れるのは、書類が折れたり、シワや汚れがついたりするのを防ぐためです。配達時に書類が雨で濡れてしまう事態も避けられます。
クリアファイルに入れておくと、書類をまとめて取り出しやすいことも利点です。採用担当者が開封後にすぐ内容を確認でき、保管しやすくなるメリットもあります。
添え状に記した書類が揃っていることを確認し、ファイルを封筒に入れて封をしましょう。
⑤封筒の表面・裏面に必要事項を正しく記入する
封筒の表面には応募先企業の宛名と住所を記入し、差出人の名前と住所は裏面の左下に書くのが基本的な書き方です。
住所は省略せずに、都道府県名から番地まで正確に記載しましょう。会社名の「株式会社」も「（株）」と略さないのがマナーです。宛名の敬称は、会社や部署宛てなら「御中」、担当者宛ての場合は「様」を使用します。
表面に住所と宛名を記載したら、左下のスペースに赤字で「応募書類在中」または「履歴書在中」と記し、赤枠で囲みましょう。
これにより、企業側が郵便物を仕分けやすくなります。他の書類に紛れるリスクが減り、担当者に届きやすくなることもメリットです。
⑥郵便物の重さに見合った料金の切手を貼る
| 重さ／サイズ | 定形郵便 | 定形外郵便（規格内） | 定形外郵便（規格外） |
| 重さ | 50g以内 | 1kg以内 | 4kg以内 |
| 最大サイズ | 縦23.5×横12×厚さ1cm以内 | 縦34×横25×厚さ3cm以内 | 縦60cm以内、3辺合計90cm以内 |
| 重量 | 定形郵便 | 定形外郵便（規格内） | 定形外郵便（規格外） |
| 50g以内 | 110円 | 140円 | 260円 |
| 100g以内 | – | 180円 | 290円 |
| 150g以内 | – | 270円 | 390円 |
| 250g以内 | – | 320円 | 450円 |
| 500g以内 | – | 510円 | 660円 |
引用：日本郵便
郵送する準備ができたら、郵便物のサイズと重さに応じて切手を貼りましょう。
郵便物はサイズによって定形と定形外に分けられ、定形外はさらに規格内と規格外に分類されます。一般的なA4判の履歴書は縦29.7×横21cmで、規格内の定形外郵便に該当するケースがほとんどです。
さらに、応募書類はクリアファイルと封筒の重さを合わせても、大抵は100g以内に収まります。規格内の定形外郵便なら100g以内で180円、履歴書以外の提出書類が多く150gを超えた場合は270円分の切手が必要です。
履歴書を郵送するときのマナー
書類を入れる順番と向きをそろえる
応募書類は、表側を手前にして上下の向きを揃え、取り出しやすい順番でファイルに入れましょう。送付状・履歴書・職務経歴書・その他の資料の順で入れるのが一般的です。
送付状の「記書き」にも、書類を入れる順番で記しておくと、採用担当者が確認しやすくなります。書類の縁をきっちりと揃えてクリアファイルに入れておけば、スマートな印象を与えられるでしょう。
透けない程度の厚みがある白封筒がおすすめ
履歴書を郵送するときは、白色の封筒を使うのがおすすめです。ビジネスシーンでよく使われる茶封筒は、主に日常的な書類の送付に用いられるため、他の書類に紛れて見落とされやすくなります。
また、淡い水色やクリーム色の封筒はカジュアルな印象を与える可能性があるため、就職・転職活動での使用には適していません。重要な書類を送付する際は避けるのが無難です。
白封筒は公的な重要文書の送付時によく使われるため、フォーマルな印象を与えます。清潔感もあるので、就職・転職活動で使うのには最も適しているといえるでしょう。
ただし、安価な薄手の封筒は中が透けたり破れたりしやすいため、適度な厚みのある白封筒が理想的です。
書類は折らずに「角A4」か「角2」の封筒に入れる
郵送用の封筒は、書類を折らずに入れられるサイズを選びましょう。就職・転職活動で応募書類の郵送に使う封筒は「角形A4号」または「角形2号」がおすすめです。
角4封筒の大きさは312×228mmで、A4判（297×210mm）の書類がすっきり収まります。角2封筒は、角A4封筒より一回り大きい332×240mmなので、A4ファイルに少し厚みがあっても出し入れしやすいでしょう。
どちらも規格内の定形外郵便として、同じ切手料金で送付できます。
封筒の封はしっかり閉じて〆印を入れる
応募書類を封筒に入れたら、しっかりと封をして閉じ口に「〆」の印を入れましょう。
〆印は、確かに封をしたということを証明するための印です。封筒の閉じ口が重なる部分をまたぐように、黒いペンで「〆」と書き入れます。
封筒に封をするときは、スティックのりまたは両面テープを使うのがおすすめです。スティックのりは、さっと塗れてベタつきにくく、端まできれいに貼り付けられます。両面テープも封筒がよれる心配がなく、きれいに仕上がるでしょう。
一方、液体のりは封筒がよれたり、ベタついたりしやすいのであまりおすすめできません。セロハンテープも配送中に剥がれるリスクがある他、見栄えも悪くなりやすいため使用は控えるのが無難です。
履歴書の郵送方法
基本は「普通郵便」で問題なし
履歴書の郵送方法は「普通郵便」が基本です。普通郵便は料金が安く、企業側に受け取りの手間がかかりません。
郵便局の窓口で手続きするとすぐに配達準備が進むので、同一市区町村なら翌日～翌々日に届きます。土日・祝日をまたぐ場合は、さらに1～2日ほどかかると考えておきましょう。
適切な料金の切手が貼られている場合は、ポスト投函でも構いません。ただし、ポストに投函した書類は集荷されてから配達手続きが進むため、投函する時間が重要です。
タイミングによっては翌日に集荷され、窓口で手続きするより届くのが遅くなる場合があるので注意しましょう。
簡易書留・速達は基本避ける
履歴書を郵送するときは、簡易書留や速達を利用するのは控えましょう。
簡易書留は重要書類の郵送によく用いられますが、受取人が不在だと配達されません。受取時に受領印も必要なので、企業側に受け取りの手間をかけてしまいます。
また、速達は普通郵便より早く届けられますが、期限に余裕があるときは使用しないのが無難です。郵便物に「速達」のスタンプが押されるので、締め切りの直前に出したような印象を与える可能性があります。
応募書類の配達状況を確認したい場合は「特定記録郵便」を利用するのも一つの手です。追加料金はかかりますが、配達記録が残り、配達完了の知らせも受け取れます。
対面での受け取りが不要なので、企業に手間を掛けずに配達状況の確認が可能です。
履歴書は郵便局で出すのがおすすめ
履歴書は重要な書類であるため、提出期限までに確実に届ける必要があります。
料金不足で返送されたり、集荷ミスで配達が遅れたりするリスクを防ぐためには、郵便局の窓口で手続きするのが確実です。
窓口で直接郵便物を渡せるのでポストに投函するより安心感があり、到着日の目安も確認できます。特に、提出期限が「消印有効」の場合は、窓口で確実に対応してもらうのがおすすめです。
日中の営業時間内に窓口を訪問するのが難しい場合は、時間外営業を行っている郵便局の利用を検討しましょう。
細かな気配りで印象アップ！郵送前のチェックリスト
- 誤字・脱字がないか
- 日付は送付日に統一できているか
- 封筒や履歴書に汚れや傷などがないか
- 封の閉じ口に〆を記入しているか
誤字・脱字がないか
応募書類を揃えたら、最終確認として誤字・脱字がないかをしっかりチェックしましょう。
書類を正確に仕上げることは、社会人として必要不可欠です。書類に不備があると確認不足とみなされ、選考に影響を与える可能性があります。
特に、パソコンで履歴書を作成した場合は、別の企業に応募したときのデータが残っていることがあるので注意が必要です。
応募先企業の名称や住所、担当者名の漢字も間違いやすいため、応募要項と照らし合わせて確認することをおすすめします。
日付は送付日に統一できているか
送付状・履歴書・職務経歴書の日付を送付日にそろえることも重要です。
ビジネスシーンでは書類の整合性が問われるため、日付がバラバラだと正確性に欠けると判断される恐れがあります。1か月単位で日付が異なっていると、書類の使い回しを疑われるリスクもあるでしょう。
事前に書類を作成していた場合、提出予定日とズレていたり、日付を書き忘れていたりすることもあります。また、年の表記が西暦か和暦で統一されているかもよく確認しましょう。
封筒や履歴書に汚れや傷などがないか
応募書類を揃えたあとは、汚れや傷がないかをしっかり確認してからファイルや封筒に入れましょう。
書類を揃える過程で、インクや指紋の汚れが付いてしまうことはよくあります。書類を扱っているとき、気づかないうちに端が折れたり、破れたりすることも少なくありません。
採用担当者が最初に目にする応募書類は、内容だけでなく外見も重要です。郵便局に持ち込む際に、封筒が汚れたり折れたりすることもあるので注意して扱いましょう。
封の閉じ口に〆を記入しているか
応募書類の郵送手続きをする前に、封筒の閉じ口に「〆」の印があるかを必ず確認しましょう。「✕」印とも違うので、書き慣れていない方は、見本などを参考にすることをおすすめします。
〆印を確認する際は、あわせて封が確実に閉じられているかも確認しておくと安心です。
封をしてから時間が経つと、閉じ口の端が浮いてくることがあります。貼り付きが弱い場合は、スティックのりなどで補強しておきましょう。
履歴書の郵送方法についてよくある質問
送付状を同封する必要はある？
応募書類を郵送するときには、送付状を同封するのが一般的です。必須の書類ではないため、同封しなくても選考に大きな影響はありません。
しかし、送付状があると採用担当者が応募書類を確認しやすく、丁寧な印象を与えられます。応募書類が履歴書だけであっても、送付状があると「履歴書以外は送っていない」ということを明確にできます。
企業から「送付状不要」と指示されている場合を除き、同封するのが望ましいでしょう。
封筒には消せるペンやマジックペンで書いてもいい？
封筒に宛名を書く際、消せるペンやマジックペンを使うのは控えましょう。
消せるペンで書いた文字は、配送時の摩擦で薄くなる可能性があります。マジックペンも裏写りしたり、文字が潰れたりしやすいのでおすすめできません。水性のボールペンや筆ペン、万年筆なども、雨に濡れて文字が滲むリスクがあります。
そのため、封筒の宛名書きには、消えたり滲んだりする心配が少ない油性のサインペンかボールペンを使うのがおすすめです。
細すぎると文字が見えにくいため、1.0mm〜1.7mm程度の太さを目安にしましょう。
郵送後に報告メールは送った方がいい？
応募書類を郵送した後の報告メールは必須ではありません。
ただし、採用担当者のメールアドレスが分かる場合は、報告をすることで丁寧な印象を与えられるでしょう。報告のメールをしておくと、採用担当者は早い段階で応募状況を把握でき、万が一郵便トラブルがあったときにも気づきやすくなります。
特に、提出方法が郵送以外も自由に選べるという場合は、郵送した旨を伝えるのがマナーです。担当者からの案内メールに返信をする形で報告すると、先方も状況を把握しやすくなります。
期限ギリギリで出すのは印象が悪くなる？
履歴書を締め切り間際に提出するのは、できる限り避けましょう。期限内に到着すれば不採用に直結することはありませんが、担当者や選考状況によっては「計画性に欠けるのでは」「志望意欲が高くないのでは」と受け取られる恐れがあります。
さらに、郵便事情によっては配達が遅れて期限を過ぎる可能性もゼロではありません。必着の場合は、遅くても提出期限の3～5日前、消印有効なら前日の午前中までが締め切りに間に合うギリギリの目安です。
特別な事情がない限りは、期限前に余裕を持って提出することをおすすめします。
履歴書の郵送には注意するべきマナーが多い！
履歴書を郵送する際には、多くの守るべきマナーがあるため、事前の準備と丁寧な確認が重要です。
郵送する書類は、宛名の書き方や送付状の文章、敬語の使い方などに社会人としての基本的な姿勢が表れます。応募書類の内容だけでなく、封筒の宛名書きや送付状の作成も丁寧に行うことで誠実な印象を与えられるでしょう。
応募する企業を決めたら提出期限を確認し、書類の準備から作成、見直し、郵便局への提出までのスケジュールを立てて、計画的に進める必要があります。
提出期限の間際に慌てて応募すると些細なミスが起こりやすいため、チェックリストなどを活用するのもおすすめです。応募書類を郵送するときは基本的なマナーを守って対応し、書類選考通過へとつなげましょう。