履歴書を応募先に送る方法は一つではありません。郵送やメール、オンラインフォーム、そして面接時の手渡しなど様々な手段があります。
それぞれ守るべきマナーが異なるため、「正しい送り方がわからず不安…」と感じる方は多くいます。そこで、この記事では履歴書の送り方別の手順やマナーを徹底解説します。
郵送・メール・Web提出・手渡し、それぞれの手順を具体的に紹介しているので、失礼のない確実な方法がわかります。大切な書類だからこそ正確かつ丁寧に送り、選考をスムーズに進めましょう。
履歴書を送る前に確認すべき3つのポイント
送付方法は「郵送・メール・オンラインフォーム・手渡し」の4種類
履歴書の主な提出方法には、大きく分けて郵送・メール・オンラインフォーム（Web提出）・直接手渡しの4種類があります。それぞれ企業から指定されるケースがあり、昨今ではデータ提出を求める企業も増えています。
応募先の指定方法に必ず従い、適切な手段で履歴書を送りましょう。また、企業によっては応募フォームに入力する方式や、クラウド経由で履歴書データを提出する場合もあります。
まずは求人情報や応募要項を確認し、どの方法で履歴書を提出すべきかを把握してください。
誤字脱字や必要書類を必ず確認する
履歴書を送る前に、書類の内容に誤りがないか最終チェックしましょう。誤字脱字があるまま提出してしまうと、それだけで印象を下げかねません。
特に、氏名・連絡先などの基本情報や、メールの宛名のミスは致命的です。送る前に自身で丁寧に読み直し、可能であれば第三者にもチェックしてもらうと安心です。
また、送付すべき書類がすべて揃っているかも確認します。履歴書のほかに職務経歴書や推薦状などを求められることも多いため、応募先から指定された必要書類に漏れがないよう注意しましょう。
提出後に書類不足に気付くと企業に手間をかけてしまいます。準備段階で漏れなく確認することが大切です。
送付方法に応じたマナーを事前に把握する
履歴書の送り方には方法ごとに細かなマナーがあります。
例えば、郵送なら送付状（添え状）の同封や、適切な封筒の書き方を守ることが必要です。メール送付でも、件名や本文の書き方に一定のビジネスマナーが求められます。
オンラインフォーム提出では厳しいマナーは少ないものの、データ形式やファイル名のルールが指定されている場合は守らなければなりません。
また、直接手渡しの場合は、封筒の扱いや渡すタイミングなど独自のマナーが多いです。郵送やメール以上に慎重な所作が必要となるでしょう。このように、それぞれの提出方法に応じたルールを事前に調べておくことが大切です。
履歴書を郵送する正しい手順
封筒の選び方と宛名の書き方
履歴書を入れる封筒は「角形2号（A4サイズが入る大きさ）」の「白封筒」を選びます。茶封筒は日常的な事務書類に使われることが多いため、応募書類には清潔感のある白が適しています。
履歴書を折らずにそのまま入れられるサイズを選ぶことが、相手に折り目によるストレスを与えないためのポイントです。
宛名の書き方は、縦書きが基本です。表面の右側に住所を都道府県から正確に書き、中央に会社名と部署名・担当者名を少し大きめの文字で記載します。担当者宛の場合は「○○様」や「採用ご担当者様」とし、部署宛の場合は「○○課 御中」と書きます。
左下には赤ペンで「履歴書在中」と書き、四角く枠で囲んでおくと、開封しなくても中身が重要書類だと伝わります。また裏面には、自分の住所・氏名を忘れずに記載しましょう。
履歴書の折り方・封入の仕方
応募書類はできるだけ折らずに送るのが基本です。市販の履歴書用紙はA3を二つ折りにしてA4サイズになっているため、新たな折り目は増やさず封筒に入れましょう。
角形2号や角形A4号など、A4用紙を折らず入れられる封筒を使えば、書類の折り目は最小限で済みます。もし小さい封筒しかなく、やむを得ず三つ折りにする場合は、折り目がきれいに揃うよう注意しましょう。
さらに、書類を封筒に封入する際の順番にもマナーがあります。一般的には一番上に添え状（送付状）、次に履歴書、続いて職務経歴書など他の応募書類を重ねます。
複数の書類を送る場合もクリップ止めはせず、順番を揃えて重ねる程度で構いません。履歴書が折れたり汚れたりしないよう、透明のクリアファイルに入れてから封入すると丁寧です。
封筒に書類を収めたら、封を閉じる前に入れ忘れがないか必ず確認しましょう。
添え状（送付状）を同封する
引用：リクルートエージェント
履歴書を郵送する際には、送付状（添え状）を同封するのがビジネスマナーです。
送付状とは応募書類に添える挨拶状のことで、「誰が」「何の目的で」「何の書類を送ったのか」を簡潔に伝える書類です。企業に直接会って挨拶できない代わりに送付状を添えることで、相手への礼儀を示す意味もあります。
実際、公的機関であるハローワークでも「応募書類はビジネス書類なので送付状を付けるのが一般的」とアドバイスしています。
たとえ応募要項に送付状の指定がなくても、履歴書に同封すればビジネスマナーをわきまえている印象につながるのです。送付状には決まった書式はありませんが、一般的にはA4用紙1枚に横書きで作成します。
切手の貼り方と郵送方法
切手は料金不足にならないよう、郵便局の窓口で計測して貼るのが確実です。角形2号封筒に履歴書やクリアファイルを入れると「定形外郵便」の扱いとなり、重量によって料金が変わります。
一般的には50g以内であれば140円、100g以内であれば180円です（2024年10月郵便料金改定時）。切手を貼る位置は、縦長に使用する封筒の左上です。記念切手などは避け、普通の切手を使用してください。
ポスト投函も可能ですが、料金不足は最大の失礼にあたるため、窓口からの発送を推奨します。
郵送前の最終チェック
- 書類の入れ忘れやミスがないか
- 添え状、写真、印鑑が適切か
- 封をしたあとに「〆」を書いたか
- 応募期限に間に合うよう発送できるか
封をする前に、入れ忘れや間違いがないか最後の確認を行います。添え状が一番上に来ているか、写真や印鑑に不備がないか、もう一度目視でチェックしてください。
封かんには液体のりではなく、シワになりにくい両面テープやスティックのりを使うときれいに仕上がります。封をした後は、綴じ目に「〆」マークを書くと、未開封であることを証明できます。
ポストに投函する際は、集荷時間を考慮し、期限に余裕を持って出すことが大切です。
履歴書をメールで送る手順
メール件名・本文の書き方とマナー
メールの件名は、一目で用件と送信者がわかるように書くのが鉄則です。採用担当者は日々大量のメールを受信しているため、件名が曖昧だと見落とされる可能性があります。
具体的には「履歴書送付の件（氏名）」「【応募書類送付】氏名」のように記載します。本文は宛名から書き始め、「挨拶→応募の旨→添付ファイルの内容→結びの言葉→署名」という構成が一般的です。
敬語の使い方や改行を工夫することで、より読みやすいメール文面になるでしょう。
履歴書データの作り方
履歴書のデータ形式は、特に指定がない限り「PDF」が最適です。WordやExcelのままだと、相手のPC環境によってレイアウトが崩れたり、文字化けしたりする恐れがあるためです。
また、PDFにすることで誤って編集されるリスクも防げます。さらに、ファイル名は「202X0101_履歴書_氏名」のように、日付・内容・氏名を入れるのが基本です。
採用担当者は多くのファイルを受信・保存するため、管理しやすいファイル名を付けると親切な印象になります。
スキャンした画像データを貼り付けるのではなく、作成ソフトから直接PDFとして書き出すと、読みやすい状態に仕上げられます。
添付漏れを防ぐ！送信前の最終チェックリスト
メール送信ボタンを押す前に、添付ファイルが正しくセットされているか必ず確認しましょう。本文を書くことに集中してしまい、肝心のファイルを添付し忘れるミスは多いです。
また、添付したファイルを開いてみて、中身が正しいものか、破損していないかチェックすることも重要です。さらに、宛先のアドレスも一文字ずつ確認してください。
メールはいつでも送ることができますが、深夜や早朝の送信は避け、企業の営業時間内に送るのが基本のマナーです。
履歴書をオンラインフォームで提出する手順（Web提出）
提出用データの準備（形式・容量・ファイル名）
オンラインフォームでは、アップロードできるファイル形式や容量に制限が設けられていることがほとんどです。「PDF形式のみ」「5MB以内」といった指定を必ず確認してください。
容量が大きすぎてアップロードできない場合は、PDF圧縮ツールなどを使って画質を落とさずにサイズを調整します。
ファイル名はメール送付時と同様に、中身と氏名がわかる名前にしておきます。システム上で自動的にリネームされる場合もありますが、万が一のシステムエラーやダウンロード後の管理を考え、適切な名前をつけておくのがマナーです。
フォームへのアップロード時の注意点
データをアップロードする際は、通信環境の良い場所で行うことが大切です。電波が不安定な場所では、送信途中でエラーが発生し、データが正しく送られない可能性があります。
入力フォームには志望動機や自己PRを記入する欄がある場合も多いため、事前にメモ帳などで文章を作成し、コピー＆ペーストするとスムーズです。
送信ボタンは一度だけ押し、完了画面が表示されるまで画面を閉じないようにしましょう。その後、送信完了メールが届いていることも確認しておくと安心です。
履歴書を直接持参・手渡しする手順
面接当日の持参準備
手渡しの場合でも、履歴書は必ず封筒に入れて持参します。裸のままカバンに入れたり、クリアファイルだけで持ち歩いたりするのはマナー違反です。
封筒は郵送時と同様に角形2号の白封筒を使用しますが、すぐに取り出せるよう「封はしない」のがポイントです。
封筒の表面には赤字で「履歴書在中」とだけ書き、裏面には氏名と住所を記載します。通常は表面に宛先と宛名も書くものですが、手渡しの場合は不要です。
また、カバンの中で折れ曲がらないよう、封筒自体もハードケースや厚手のクリアファイルに入れて保護しておくと良いでしょう。
手渡しのマナー
履歴書を渡すタイミングは、受付で提出を求められた時か、面接室で面接官に指示された時です。受付で渡す場合は、封筒に入れたままの状態で、相手が文字を読める向きにして渡します。
面接官に直接渡す場合は、封筒からクリアファイルごと履歴書を取り出し、封筒の上に履歴書を重ねて渡すのがマナーです。
この時も、相手から見て文字が正しく読める向きにし、必ず両手で差し出します。「こちらが私の履歴書です。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えると、より丁寧な印象を与えられます。
履歴書の送り方に関するよくある質問
履歴書の郵送はどう送るのが正解？
履歴書を郵送する場合、角形2号などの大きな封筒へ折らずに入れ、添え状を同封して送るのが正解です。封筒表面に正式な宛名を書き、赤字で「履歴書在中」と明記します。
ポスト投函でも構いませんが、余裕があれば郵便局窓口から発送し、料金不足や宛先間違いがないか確認すると安心です。企業から「郵送で提出」と指定がある場合、この形で送ればマナー違反になることはまずありません。
大切なのは書類を丁寧に扱い、相手に届くまで配慮することです。適切な封筒選びや宛名書きに気を配り、指定された期限までに届くよう早めに発送しましょう。
履歴書を普通郵便で送るのは失礼？
履歴書を普通郵便で送っても失礼にはあたりません。企業から特に配送方法の指定がない限り、定形外の普通郵便で送付すれば十分です。
「書留や速達で確実に届けたい」と考える方も多いですが、人事担当者の意見でも「普通郵便で問題ない」という声が一般的です。特に、簡易書留は相手の受領印が必要なため、担当者によっては煩わしく感じる場合もあります。
速達は早く届きますが、かえってギリギリで送っている印象を与えかねないので、締め切り間近の場合にのみ使うことをおすすめします。
郵送事故が不安なとき特定記録郵便（追跡サービス）を付けても良いですが、基本的なマナーとしては、普通郵便で送れば問題ありません。重要なのは送り方よりも中身と丁寧さなので、普通郵便でもマナーを守って送付しましょう。
履歴書は封筒に入れるのがマナー？
履歴書を封筒に入れて送るのは基礎的なビジネスマナーです。裸の履歴書をそのまま送付するのは論外で、必ず封筒に入れて相手に届けます。
封筒に入れることで書類が汚れたり折れたりするのを防ぎ、きちんとした印象を与えます。郵送の場合はもちろんですが、面接時に持参する場合も封筒に入れて持ち歩く方が安心です。
実用面はもちろんのこと、ビジネスの慣習を守れるということ自体が、社会人としての基本を示すことにつながります。封筒は「形式として必要なもの」として捉え、必ず準備するようにしましょう。
履歴書はいつまでに送ればいい？
企業から締切日を指定されている場合は、期日ギリギリではなく数日前には余裕を持って到着するように送りましょう。特に、締切が「○月○日必着」とある場合、1日でも遅れれば間違いなく書類選考で落とされるでしょう。
また、指定がない場合でも、連絡をもらったら迅速に履歴書を準備し、できれば2～3日以内、遅くとも1週間以内には先方に届くよう投函します。あまりに送付が遅いと「熱意が感じられない」と受け取られる可能性もあります。
早めに提出することで「志望度が高い」という積極的な印象を与えられるでしょう。何らかの事情で提出が遅れる場合は、事前に企業に連絡を入れておくのがマナーです。
履歴書を送るときは「正確さ」と「丁寧さ」が鍵
履歴書の送り方について、郵送・メール・Web・手渡しのそれぞれのマナーと手順を解説しました。どの方法においても共通して重要なのは、受け取る相手への「配慮」を忘れないことです。
誤字脱字のない書類、適切な封筒やファイル名、丁寧な添え状やメール本文は、あなたの仕事に対する誠実さを雄弁に語ります。
慣れない作業で緊張するかもしれませんが、本記事で紹介したチェックポイントを一つずつ確認していけば、丁寧な印象を与えられるはずです。
細部まで気を配った履歴書を送ることで、あなたの熱意を伝えることができます。送り方で第一印象を良くしておくことが、良い結果にもつながるでしょう。