このページでは履歴書に添付する「送付状」の書き方について解説しています。
送付状は、応募書類の概要を伝える大事なビジネス文書であり、採用担当者への挨拶状の意味も兼ねています。
マナーに沿って、必要事項をわかりやすく記載することが大切です。書き方のルールを押さえ、自分らしい一言を添えて作成してみましょう。
送付状を書くときの基本ルールをおさえよう！
送付状はA4サイズ1枚にまとめる
履歴書や職務経歴書などの書類を企業へ郵送する場合には、あいさつ文である「送付状（添え状）」をつけるのがビジネスマナー です。
送付状はあくまで、応募書類をサポートするものなので、A4サイズの用紙1枚にまとめるのが基本です。
一般的にビジネス文書はA4サイズです。
限られたスペースに情報をまとめる能力もビジネスにおいては重要視されるので、1枚の用紙に必要事項をバランスよく、読みやすくまとめましょう。
PCで作成する場合は横書き
送付状をパソコンで作成するときは、横書きが一般的です。
履歴書や職務経歴書も基本的に横書きなので、書き方を統一します。
使用するフォントは明朝体やゴシック体などベーシックなものを選び、不必要な装飾は避けましょう。
適宜改行することですっきりと見やすい送付状になります。
手書きの場合は縦書き
送付状を手書きする場合は、縦書きで作成しましょう。
目上の人や改まった相手に手書きの文書を提出する場合、縦書きがマナーとされているからです。
用紙は、無地や罫線だけが入ったシンプルなものがおすすめです。
文字の大きさや配置をチェックしながら、全体のバランスに気をつけて作成しましょう。
履歴書に送付状を添える理由
同封している書類を知らせるため
送付状には、応募書類の概要を採用担当者に伝える目的があります。
必要な書類が揃っているかひと目で確認できるように、体裁を整えて作成するのがコツです。
「誰から誰に」「何のために」「何の書類を何枚同封しているのか」がわかるように綺麗にまとめましょう。
履歴書・職務経歴書の補助ツールになる
送付状は、メインとなる履歴書・職務経歴書の補助ツールとなります。
定型文を並べるだけでなく、自己PRや志望動機などをひと言添えることで「この人の履歴書を読んでみたい」と思ってもらえるかもしれません。
封筒から書類を出したときに1番最初に目にする書類なので、採用担当者の興味を引く工夫をしてみましょう。
送付状・添え状の書き方
送付年月日
送付状には、応募書類を「投函する年月日」を記入します。書類を作成した日ではないので注意しましょう。
年月日は、用紙の右上に書くのがビジネスマナーです。
省略せずに「◯年◯月◯日」とはっきり記載しましょう。
西暦、和暦どちらを使っても問題ありませんが、同封する履歴書と合わせるのがベストです。
宛名
応募先の企業名、採用担当者の部署名、氏名を書きましょう。
宛名は、用紙の左上に記載するのが基本です。
会社名は必ず正式名称で書きます。株式会社を「（株）」と省略するのもNGです。
宛先が部署の場合は「御中」、担当者の氏名が分かっている場合は「様」を使います。
宛名の間違いは大変失礼にあたり、採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。正しい宛名を確認してから記載しましょう。
自分の氏名・住所・連絡先
誰から届いた書類かひと目でわかるように、自分の住所、氏名、連絡先を明記しましょう。
自分の氏名・住所・連絡先は、用紙の右側に寄せて記載します。
住所は、郵便番号も忘れずに載せてください。
連絡先は、携帯電話の番号とメールアドレスを記載します。
応募企業から連絡が来る可能性も踏まえて、連絡のつきやすいものを書きましょう。
頭語・時候の挨拶・相手の発展を喜ぶ言葉
送付状は、挨拶から始めるのがビジネスマナーです。
「頭語＋時候の挨拶＋相手の発展を喜ぶ言葉」で構成するのが基本です。
例えば「拝啓（スペース）○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように書きます。
時候の挨拶は省略することも可能です。入れる場合は、その月によって使える言葉が異なるので注意しましょう。
手紙ではなくあくまでビジネス文書なので、シンプルな定型文がおすすめです。
用件・本文・自己PR
何のための書類を送ったのかひと目でわかるように「応募書類の送付につきまして」など、内容がわかるひと言を添えると親切です。
用件を伝えたら、簡単な自己PRや志望動機を記載します。
長文を書いてしまうと、送付状の役割を分かっていないと思われてしまうかもしれません。
ここでは3~4行程度に収め、詳細はその他の応募書類で伝えるようにしましょう。
最後に面接を受けたい旨を添え、「何卒よろしくお願いします」と締めくくります。
頭語に「拝啓」を使った場合は、結語として「敬具」を右に寄せて書きましょう。
同封した書類の種類・部数
用紙の中央に「記」と書き、その下に同封した書類の種類と部数を箇条書きで明記します。
「履歴書 1部」「エントリーシート 1部（全2枚）」のように、枚数がわかるように書きます。書く順番は、クリアファイルに入れる順番と同じにするのがベストです。
全てを書き終えたら、右下に「以上」と書いて文書を締めます。これ以降は何も書かないようにしましょう。
送付状を書く際の注意点
誤字脱字に気を付ける
送付状は、ビジネス文書であり、採用担当者への挨拶状も兼ねています。
誤字脱字があると「仕事でもケアレスミスが多いかも？」とマイナスな印象を与えてしまうかもしれません。
特に、会社名や担当者名を間違えるのは絶対に避けたいミスです。間違いがないか、封筒に入れる前に必ず確認しましょう。
応募書類の一番上に重ねる
送付状は、応募書類の「目次」のような位置づけです。
封筒から書類を出したときに、誰の何の書類なのかすぐわかるよう、応募書類の一番上に重ねましょう。
上から、送付状、履歴書、職務経歴書、その他の応募書類の順に重ね、クリアファイルに入れたものを封筒に収めるのがビジネスマナーです。
希望条件は書かないようにする
送付状に短い自己PRを記載することは問題ありませんが、年収や勤務地などの希望条件を書くのはマナー違反です。
希望がある場合は、送付状ではなく、履歴書の本人希望欄などに記入するようにしましょう。
また、転職回数が多い場合や、1社あたりの在籍期間が短い場合など、送付状に前もって理由を書きたい場合もあるかもしれません。
内容によっては採用担当者に「言い訳」と捉えられてしまうリスクがあります。
どうしても伝えたいときは、履歴書や職務経歴書に書くか、面接で説明できるよう準備しておくと安心でしょう。
送付状はできるだけ簡潔にまとめるのがポイントです。
- 送付状はA4サイズ1枚が基本。PCは横書き、手書きは縦書きで書こう！
- 送付状には簡単な自己PRを添えて、履歴書の補助ツールとして活用しよう！
- 送付状は目次の役割。提出するときは書類の1番上に置きクリアファイルに入れよう！