職務経歴書が2枚以上になったとき、「ホッチキスで留めても問題ない？」と迷う人は多いでしょう。些細なことに思えても、応募書類のまとめ方は企業側に与える印象を左右するポイントのひとつです。
結論から言うと、職務経歴書のホッチキス留めは原則として避けるのが無難とされています。企業では書類をコピーやスキャンして管理することが多く、ホッチキス留めは手間になるためです。
では、複数枚の職務経歴書はどのようにまとめるのが正解なのでしょうか。
この記事では、ホッチキスが非推奨とされる理由から、評価を下げない正しいまとめ方までを分かりやすく解説します。
職務経歴書はホッチキスではなくクリップ留めが基本！
職務経歴書が複数枚になる場合は、ホッチキスではなくクリップでまとめるのが基本的なマナーとされています。理由としては、企業側での管理や保管がしやすいこと、そしてビジネスマナーとして無難であることです。
ここでは、なぜクリップ留めが適切とされているのかを、具体的な理由ごとに解説します。
必要に応じて付け外しができる
職務経歴書をクリップ留めにする最大の理由は、必要に応じて付け外しができる点です。 企業側では、応募書類をコピーしたり、他の書類と一緒にファイルへ綴じたりする場面も少なくありません。
ホッチキスで固定されていると、その都度針を外す手間がかかってしまいます。一方、クリップであれば必要に応じて簡単に付け外しができ、確認作業もスムーズに進みます。
同一の書類が複数枚になる時は、小さくシンプルなクリップで整えて提出しましょう。ただし、ダブルクリップや目玉クリップは厚みが出てかさばりやすく、書類を重ねにくくなります。応募書類には不向きなので注意しましょう。
企業側の管理・保管がしやすい
クリップ留めは、企業側にとって管理や保管がしやすいまとめ方です。企業では、応募書類を一定期間まとめて管理・保管します。
その際、ホッチキスで留められた書類は、管理や保管の面で扱いづらくなります。針が引っかかったり、書類が重なりにくくなったりするためです。
クリップ留めであれば、ファイルへの収納や仕分けがしやすく、管理効率も上がります。採用担当者に余計な手間をかけないことも、応募者として意識したいポイントです。
ビジネスマナーとして無難
応募書類の扱い方には、明確なルールが定められていない部分もあります。だからこそ、就活生は「無難であるかどうか」を基準に判断することが重要です。
職務経歴書をクリップでまとめる方法は、多くの企業で共通認識として受け入れられており、就活生が押さえておきたい基本的なビジネスマナーのひとつです。
特別な指定がない限り、職務経歴書はクリップ留めを選んでおけば失礼にあたることはありません。迷ったときほど、採用担当者に安心感を与えられる一般的で安全な方法を選ぶことが適切です。
職務経歴書にホッチキスを使うのがNGな理由
- 書類に穴や傷が付いてしまう
- コピー・スキャンする際に手間がかかる
- 長期保管に向いていない
書類に穴や傷が付いてしまう
ホッチキスを使うと、書類に穴や傷が残ってしまいます。針を外す際に用紙が破れたり、角が裂けたりすることもあり、紙が薄い場合ほどダメージが目立ちやすくなります。
応募者の職務経歴書は、企業側にとっても大切な書類です。採用担当者は多くの応募書類を一定期間まとめて保管・管理するため、できるだけ状態を保ったまま扱えることが求められます。
コピー・スキャンする際に手間がかかる
採用選考では、職務経歴書をコピーしたり、スキャンして社内で共有することがよくあります。複数の担当者が同じ書類を確認するため、原本をもとに複数部用意されるケースも少なくありません。
その際、職務経歴書がホッチキス留めされていると、事前に針を外す作業が必要になります。針を外すだけでなく、書類をそろえ直したり、再度まとめ直したりする手間も発生します。
クリップでまとめた職務経歴書であれば簡単にコピーやスキャンに回せるため、企業側にとって親切な対応と言えるでしょう。
長期保管に向いていない
ホッチキスの針は、時間が経つと錆びることがあります。錆びた針は、書類に汚れが付着したり、用紙を傷めたりする原因になります。実際に、保管中に針の周囲が変色し、その汚れが用紙に移ってしまうケースも少なくありません。
さらに、応募書類は他の応募者の書類と一緒に重ねて保管されることが多いため、錆びた針の影響で周囲の書類まで汚れてしまう可能性もあります。
応募書類は一定期間保管されることを前提としています。そのため、時間の経過とともに劣化や汚れの原因になりやすいホッチキスは、避けるのが適切です。
職務経歴書をクリップでまとめる正しい方法
クリップは左上に留める
職務経歴書をクリップでまとめる場合は、左上に留めるのが基本です。日本のビジネス書類は左から右へ読み進める形式が一般的とされています。左上に留めておくことで、採用担当者は違和感なく書類をめくって読み進められます。
一方で、中央や右側にクリップを留めてしまうと、書類をめくる際に引っかかりやすくなり、確認作業の妨げになります。
小さなことではありますが、読み手の動線を意識したまとめ方は、書類全体の印象を整える上で重要なポイントです。
書類の向きと順番をそろえる
複数枚の職務経歴書を提出する場合は、全て同じ向き・同じサイズでそろえることが大切です。
上下や裏表が混在していると、それだけで雑な印象を与えてしまいます。内容以前の部分でマイナス評価につながる可能性もあるでしょう。
書類の順番は、表紙を付ける場合は表紙を一番上にし、その後に職務経歴書の1ページ目、2ページ目と続けるのが基本です。採用担当者が迷わず読み進められる状態を作ることを意識しましょう。
2枚以上の場合はページ番号を振る
職務経歴書が2枚以上になる場合は、必ずページ番号を振っておきましょう。ページ番号は、用紙の下部中央や右上など、内容の邪魔にならない位置に小さく入れるのがおすすめです。
選考過程では、書類をコピーしたり、他の応募者の書類と一緒に管理したりすることがあります。万が一書類がバラバラになっても、ページ番号があれば正しい順番ですぐに並べ直せます。
こうした細かな配慮が、良い第一印象を与えるきっかけにもなるでしょう。
職務経歴書は他の書類と分けてまとめる
職務経歴書は、履歴書や送付状と一緒にクリップで留めないようにしましょう。
応募書類は種類ごとに分けて管理されることが多く、全てをまとめてしまうと確認作業の妨げになります。履歴書は履歴書だけ、職務経歴書は職務経歴書だけになるよう、それぞれ別のクリップでまとめるのが基本です。
書類ごとに整理されていると、採用担当者がスムーズに情報を把握でき、結果的に好印象につながります。
職務経歴書をホッチキスやクリップを使わずにまとめる方法
クリアファイルに挟む
職務経歴書をクリアファイルに挟んで提出する方法も、一般的なまとめ方のひとつです。この場合も、ページ番号は必ず振っておきましょう。
採用担当者は、書類をファイルから取り出して確認することが多いため、順番が分かる状態にしておくことが重要です。また、クリアファイルは新品で透明なものを使用し、色付きや柄入りのものは避けましょう。
ただし、履歴書や職務経歴書を別々のクリアファイルにまとめると、かえって管理しにくくなるおそれがあります。基本は、職務経歴書だけを提出する場合にのみ使える方法です。
職務経歴書をA3用紙にまとめる
職務経歴書がA4用紙で2枚以上になる場合は、A3用紙1枚にまとめる方法もあります。
見開きで全体を確認できるため、採用担当者にとって読みやすい形式です。この方法であれば、ホッチキスやクリップを使う必要がありません。
ただし、文字が小さくなりすぎると読みにくくなるため、フォントサイズや余白のバランスには十分注意しましょう。
また、家庭用のプリンターではA3サイズの印刷に対応していないこともあります。その場合は、コンビニなどの大型プリンターを利用するのがおすすめです。
紙ではなくデータで送る
応募先企業から提出方法の指定がない場合は、PDFなどのデータ形式で職務経歴書を提出する方法も有効です。データ提出であれば、ホッチキスやクリップを用意する必要がありません。
その際は、ファイル名を「職務経歴書_氏名.pdf」のように分かりやすく設定し、レイアウト崩れが起きない形式で送付することが大切です。
なお、データで送ることができるのは最初からパソコンやスマホで作成した職務経歴書だけです。手書きの職務経歴書をスキャンして送信するのは適した方法ではないので注意しましょう。
職務経歴書のホッチキスに関するよくある質問
企業からホッチキス指定があった場合は？
企業から職務経歴書をホッチキスで留めるよう明確な指定があった場合は、その指示に必ず従いましょう。
指定を無視してしまうと、書類の内容以前に「指示を正しく理解し、実行できない応募者」という印象を与えてしまう可能性があります。留め方について特別な指定がない場合は、一般的なビジネスマナーに沿った方法で対応します。
横書きの書類であれば左上、縦書きの書類であれば右上に留めるのが基本です。縦書きと横書きの書類が混在している場合は、左上に留めておくと無難です。
ホッチキスを留める角度は、斜め45度を意識しましょう。横書きの場合は「／」の向き、縦書きの場合は「＼」の向きで留めると、書類をめくりやすくなります。
A4サイズの用紙であれば、角から2cm〜2.5cm程度内側を目安にすると、見た目も整いやすくなります。
一方で、ホッチキスを横向きの「―」や縦向きの「｜」で留めてしまうと、書類がスムーズにめくれず、留めた部分がかさばって管理しにくくなります。
提出前には、留め位置や角度が適切か、書類が曲がっていないかを必ず確認しておくことが大切です。
書類の枚数が多くクリップで止めきれないときはどうする？
枚数が多いからといって、大きなクリップで無理に留めるのはおすすめできません。書類が歪んだり、めくりにくくなったりする原因になります。
このような場合は、クリアファイルに挟む方法や、必要に応じて書類を分けて提出する方法を検討しましょう。企業側が確認しやすい形を優先することが大切です。
なお、一般的に、職務経歴書の枚数はA4で2枚程度が妥当とされています。1枚だけでは経験や意欲が十分に伝わらず、やる気がない印象を与えてしまうことがあります。
一方で、3枚以上になると、採用担当者が確認する際の負担が大きくなってしまいます。そのため、枚数が増えすぎてしまい、クリップで留めきれない状態になっている場合は、内容を整理して2枚程度に収まるかどうかを見直すことがまず重要です。
情報を詰め込みすぎていないか、重複した表現がないかを確認することから始めましょう。
職務経歴書を持参する場合もホッチキスは使わない方がいい？
面接時に職務経歴書を持参する場合でも、基本的な考え方は郵送時と同じです。ホッチキスは避け、クリップ留めやクリアファイルに入れて持参するのが一般的なマナーとされています。
書類を渡す際は、クリアファイルから取り出し、クリップでまとめた状態のまま相手に差し出します。企業側で後から確認・保管されることも多いため、ばらけないようにして渡すのが無難です。
このように、取り出しやすく整えられた状態で提出できると、落ち着いた印象を与えることができます。
針がないホッチキスなら使っても問題ない？
針がないホッチキスであっても、職務経歴書に使用するのはおすすめできません。針の有無に関わらず、応募書類として求められる「安定してまとまった状態」を保ちにくいためです。
針なしホッチキスは、綴じられる枚数が少なく、通常のホッチキスに比べて外れやすい特徴があります。職務経歴書は、選考過程でコピーやスキャン、他の応募者の書類と一緒に管理されることが多く、途中で外れてしまうと、確認作業の妨げになります。
特別な指定がない限りは、針の有無に関わらずホッチキスの使用を避け、クリップやクリアファイルでまとめる方法を選ぶ方が適切です。
職務経歴書をまとめる際はホッチキスではなくクリップを使おう！
職務経歴書は、記載内容だけでなく、まとめ方も選考時に見られるポイントです。特に2枚以上になる場合、企業側の手間を減らすためにもホッチキス留めは避け、クリップでまとめるのが望ましいとされています。
クリップ留めであれば、必要に応じて付け外しができ、採用担当者が書類を確認しやすくなります。
また、ページ番号を振る、書類の向きや順番をそろえるといった基本的な配慮を行うことで、ビジネスマナーが身についている印象を与えることができるでしょう。
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