履歴書の封筒の書き方: 就活や転職時の正しい方法
履歴書の封筒の書き方を解説する前に、大切な履歴書や職務経歴書を丁寧に作成する一方で、封筒の宛名や書き方を間違ってしまうと、採用担当者に誤った印象を与えてしまうかもしれません。このような失敗を防ぐためには、以下の点に配慮することが大切です。
・郵便番号
履歴書の封筒には通常、記入欄が用意されていて、そこに郵便番号を書き込むことが一般的です。しかし、記入欄がない場合には、封筒の右上に郵便番号を書きます。
記入欄がない場合、特別な郵便マークや枠を作る必要はありません。郵便番号を封筒の右上にきちんと書き込むだけで十分です。その際、書き込む際には丁寧に、読みやすく書くことを心掛けましょう。
・宛先の住所
宛先の住所は封筒表面の右側に縦書きで書きます。都道府県から記入し、番地や建物名なども省略せずに丁寧に書きましょう。
・企業名
宛名の右側には企業名を記入します。略称や「（株）」「（有）」のような省略は避けましょう。また、「株式会社」などの肩書きの位置も、企業名の前後を間違えないように気を付けてください。
・宛先
宛名は企業名の次の行に、大きく書きます。例えば、担当部署や課から書き始め、担当者名が分かる場合は、名前の最後に「様」を添えます。もし採用担当者の名前が分からない場合は、「〇〇部 採用ご担当者様」と記述するか、「〇〇部（〇〇課）御中」と書いてください。
・「履歴書在中」、または「応募書類在中」
履歴書の表面左下に、赤いボールペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と書き込み、定規を使って四角い枠を引きます。一部の履歴書には封筒に「履歴書在中」と印刷されたものが同封されていることがありますので、それを利用しても問題ありません。また、文房具店や100円ショップで「履歴書在中」のスタンプを購入して押印する方法もあります。
・差出人の情報
履歴書封筒の裏面の左下には、自分の住所や名前、郵便番号を縦書きで記入します。大切なのは、表面と同じように住所や建物名を省略せずに書くことです。
・投函する日付
封筒の裏面左側に記載するようにしましょう。
原則として、誤字脱字はNGです。
もし間違えて修正する場合は、履歴書と同じく修正テープや修正液などをを使わず、新しい封筒に記載しましょう。
封筒のサイズと選び方
・履歴書のサイズに合わせる
一般的に履歴書のサイズはA4サイズ（A3二つ折り）、B5サイズ（B4二つ折り）ですが、他に同封する書類の大きさも考慮してサイズを選ぶようにしましょう。
A4サイズ（A3二つ折り）の場合：角形2号
B5サイズ（B4二つ折り）の場合：角形4号
・クリアファイルに入れる
履歴書をクリアファイルに入れることは一般的なマナーです。折れ、濡れ、汚れを防ぎます。郵送する場合、もし履歴書をクリアファイルに入れずにそのまま封筒に入れて送ると途中で折れてしまったり雨で濡れてしまう可能性もあります。持ち込む場合でも、そのままバッグに入れてしまうと履歴書が折れてしまう可能性もあるでしょう。
一般的にはA4サイズの封筒を使うことが多いですが、具体的な内容や送付先、履歴書の他に書類を入れるなど、使う内容に応じてサイズや厚みを検討することが重要です。
表書きの基本ルール: 縦書きと横書き
通常、フォーマルな文書や書類では縦書きが好ましいとされます。そのため、履歴書を送る封筒も縦書きでないと失礼だと考える方もいるかもしれません。
しかし、最近では履歴書を送る際の封筒の宛名は、縦書きでも横書きでもどちらでも構わないとされています。正しい書き方であれば、横書きであってもマナー違反とは見なされません。
ただし封筒の宛名は履歴書よりも先に採用担当者の目に触れるものです。印象を良くするために、見やすく清潔な文字を心がけることが重要です。縦書きか横書きか迷った際には、「自分が書きやすく、文字が美しく見える方向」という観点で選択するのも一つの方法です。
・横書きが好ましい場合
履歴書の封筒の宛名は縦書きでも横書きでも問題ありませんが、特定の場合には横書きが望ましいケースもあります。
一つ目は、送付先の会社名や住所にアルファベットが使用されている場合です。アルファベットは横書きが前提で作られているため、アルファベット表記の会社名や部署名、ビル名を縦書きにすると自然さを失い読みにくくなります。このような場合、宛名は横書きが適しています。
二つ目は、企業から指定された封筒が洋封筒の場合です。洋封筒は縦よりも横幅が長い、横長の形状をしています。応募者が用意する封筒は通常洋封筒ではなく、企業から支給されることがあります。その際、洋封筒を指定された場合には、宛名は横書きで記入することが適切です。
封筒に使用するペンの色と種類
履歴書の封筒の宛名に適したペンは、油性サインペンや油性ボールペンです。これらははっきりとした発色で文字が読みやすく、宛名が美しく映えます。さらに、耐水性が高いため、郵送中に突然の雨にあたっても文字がにじんで読みづらくなる心配がありません。
宛名を書く際のペンの色は黒が一般的です。多くの場合、ビジネスシーンで使用される宛名書きのペンは黒色です。時折、「宛名は黒または青のペンで」という指示がマニュアルなどに見られることもありますが、青色で書くと不自然に感じられることがあるため、注意が必要です。
履歴書の封筒に最適なのは、1.0mmを基準とした細字の油性サインペンまたは油性ボールペンです。文字の太さの目安は1.0mmで、サインペンなら細字または中字、ボールペンなら1.0～1.6mmの太さが良いでしょう。これにより、大きな封筒にも読みやすい文字を書けます。
試し書きをして、書く際に違和感がなく、滑らかな書き心地のものを選ぶと良いです。
履歴書の封筒に記載する宛先の書き方: 部署名と「御中」
個人宛の場合は「〇〇様」、企業や部署宛では「〇〇御中」を使用します。もし「〇〇行」と印刷された封筒があれば、「行」の部分を二重線で消し、その横に「御中」と書くことがポイントです。人事担当者が応募書類であることをすぐに判断できるよう、封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と記載しておくことも重要です。
料金と切手の貼り方
履歴書の郵送で一般的なのはA4（A3二つ折り）を角形2号で送る方法です。その他アルバイトやパートで履歴書を三つ折にして送る方法もご紹介します。
■履歴書の封筒サイズ別料金目安
・A4（A3二つ折り）履歴書+その他書類を送る場合※最も一般的
角形2号 140円が目安とされています。
・B5（B4二つ折り）履歴書+その他書類を送る場合
角形4号 140円が目安とされています。
・三つ折り履歴書を送る場合（アルバイトやパート）
長形3号 94円、長形4号 84円が目安とされています。
その他定形外郵便物（規定以内）の送料はこちらです。
・50g以内 120円
・100g以内 140円
・150g以内 210円
いずれも履歴書等の書類、書類を入れるクリアファイル、封筒の重さを合計した重さを目安に料金を算出しております。あくまでも参考ですので、発送の前には郵便局で確認をするようにしましょう。
切手を貼る際の注意点
・切手は普通切手を使用しましょう
履歴書を郵送する際には、普通切手を選ぶのが適切です。
履歴書はビジネス文書の一環であり、記念切手やキャラクターが描かれた派手なデザインの切手は適切ではありません。派手な切手を貼ることで、周囲に「非常識な印象を持つ人物」と思われる可能性もあります。ビジネスの場にふさわしい印象を与えるためには、シンプルで一般的な普通切手を選ぶことが大切です。
・切手を貼る位置
宛先を縦書きしている場合左上に、横書きをしている場合は右上に、縦70mm×横35mmの範囲内に余白を残して貼りましょう。
・複数貼る場合の上限
切手のストックがある場合必要な額ピッタリの切手ではなく、手持ちをしている複数の切手を合わせて貼るということはいまいち見映えが悪くなります。
切手を貼る枚数の上限は2枚までにするとよいでしょう。その際、料金の高いものを上から順に貼るようにしましょう。
・多めに切手を貼るのは避けましょう
履歴書の郵送には84円切手で十分な場合、140円切手など料金の合わない切手を貼るのは避けた方が良いです。このような行為は志望企業の採用担当者に「常識がない」「コスト意識が低い」といった印象を与えかねません。正確な郵送料の切手を貼ることが、好印象を保つために重要です。正確なサイズと重さを元に切手の金額を調べましょう。
履歴書の封筒の封をする方法
封筒の締めマークはいくつかの意味を持っています。それは、封をしたことを確認する合図であり、また、その書類が重要であることを示す象徴でもあります。手紙や書類、履歴書を送付する際には、一般的に「〆」や「締」が使われますが、より重要なものには「封」や「緘」が選ばれることもあります。就職活動に使用する履歴書は「〆」がより良いでしょう。封筒をしっかり封じるにはのりや両面テープを使い、締めマークは蓋をした部分の中央に書くのが一般的です
履歴書の封筒の郵送と手渡し: 持参の際のポイント
■履歴書の郵送前に最後の履歴書チェックを行いましょう。
- 誤字脱字、記入漏れがないか
- 必要項目がすべて埋まっているか
- 証明写真はまっすぐ、はがれないようにしっかりと貼り付けられているか
- 送付状、封筒の宛先の敬称に間違いがないか（個人の場合「様」、会社・部署の場合「御中」）
- 捺印欄がある場合、判子を押しているか
- 複写をとって保管したか
履歴書を持参の際に注意するポイントはこちらです。
- 封筒は糊付けしない
- 面接官へは封筒からとりだして手渡しする
- 受付で提出する場合は封筒の中に入れて渡す
封筒の色選び: 茶色が一般的な理由
履歴書の封筒の色で一般的に選ばれているのが茶色、白色、水色です。茶封筒は白い封筒に比べて安価な物が多く、ビジネスの場のみならず、一般に多く流通しています。履歴書の送付のシーンだけではなく職場での書類のやりとりや取引先への書類送付など、一般的なビジネス文書のやりとりでごく普通に利用されております。
他にも、履歴書の封筒には白色・水色等の色が選ばれているようですが、
封筒の色で不採用になるといったことはないと考えていいでしょう。柄やデザインの入っていない無地の封筒であれば茶色、白色、水色どの色でも問題ありません。