就活や転職に欠かせない書類といえば履歴書や職務経歴書があります。郵送にしても、手渡しにしても、履歴書を提出する際は封筒に入れるのが基本的なマナーです。
本記事では履歴書を封筒に入れる際の正しい入れ方や準備について詳しく解説します。
他にも三つ折りして封筒に入れる場合のコツ、郵送と手渡しで異なる封筒の入れ方についても紹介しているので参考にしてみてください。
履歴書を封筒に入れる前の準備
サイズ｜A4サイズが入る角形2号または角形A4号
引用：リクナビNEXT
履歴書を入れる封筒のサイズは、A4用紙が入ることを基準に選びましょう。角形2号もしくは角形A4号というサイズ表記の封筒がベストです。
通常のA4用紙が210mm×297mmであるのに対し、角形2号は240mm×332mm、角形A4号は228mm×312mmです。そのため、余裕を持って履歴書を入れることができます。
封筒のサイズが合っていないと、履歴書が折れたりシワになったりする原因となります。第一印象を左右する書類だからこそ、サイズ選びにも気を配ることが大切です。
色｜ビジネスシーンでの基本は白
履歴書を入れる封筒は、白色がビジネスシーンでの基本です。白い封筒は清潔感がある他、受け取る相手に誠実で丁寧な印象を与えることができます。
模様やロゴが入っているものは避け、無地のシンプルなデザインを選びましょう。履歴書は重要なビジネス書類のため、カジュアルすぎるデザインの封筒は不適切です。
また、白い封筒がない場合は他の色でも問題ありません。その場合でも、茶色や薄い水色など悪目立ちしないデザインのものを使用しましょう。
クリアファイル｜書類をまとめるために用意
履歴書を封筒に入れる際は、クリアファイルを一枚用意しておくと安心です。履歴書をクリアファイルに挟んでから封筒へ入れることで、書類の折れや角の潰れを防ぐことができます。
また、雨で書類が濡れてしまうリスクも軽減できるため、面接当日に履歴書を持参する場合は特におすすめです。
ただし、使用するクリアファイルは何でも良いというわけではありません。派手な色やポップな柄付きの物は避け、透明でシンプルなクリアファイルを使用しましょう。
面接官の前で履歴書を提出する際は、クリアファイルも同時に見られる恐れがあります。細かい部分にも気を配ることで、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。
のり・両面テープ｜封をするために必要
履歴書を封筒に入れた後は必ず封をしましょう。
封をしない状態で提出するといい加減な印象を与えてしまいます。書類を紛失する可能性もあることから、「危機管理能力がない」と判断されてしまうでしょう。
封筒に封をする際は、スティックのりや両面テープを使うことをおすすめします。液体のりは封筒との相性が悪く、封をした際に波打ったり、はみ出して封筒が汚れたりする恐れがあります。
封筒の中身が確実に届くことを第一にしながら、外見もなるべくきれいに整えることで丁寧な印象を与えられるでしょう。
【基本】履歴書の封筒への入れ方
履歴書は基本二つ折りで入れる
履歴書を封筒に入れる際は、二つ折りにするのが一般的なマナーです。記載面が表になるように山折りにして入れましょう。
パソコンなどで履歴書を作成した場合は、A3もしくはB4サイズで見開き一枚になるよう印刷してから二つ折りにします。
折る際は机など平らな場所で丁寧に折り目をつけ、ズレや歪みが出ないよう注意しましょう。
また、よりコンパクトにまとめたいからといって三つ折り以上にするのは、原則として避けるべきです。折り目が多いと開いた時に不格好になるうえ、文字が読みづらくなるので粗雑な印象を与えてしまうため、注意が必要です。
書類は向きと順番を揃える
応募書類は向きと順番を揃えるのが基本です。一般的には、先頭から「送付状→履歴書→職務経歴書」の順番で入れていきます。
向きや順番が不揃いだと受け取った相手に余計な手間を掛けさせてしまうため、気配りができていない印象を与えてしまいます。
また、ハローワークの紹介状を含める場合は、「送付状→次にハローワークの紹介状→履歴書→職務経歴書」の順で入れましょう。
他に応募先企業から履歴書以外の書類提出を求められている場合は、送付状、履歴書、職務経歴書、次に指定の書類の順番で入れていきましょう。
書類が複数ある場合はクリップでまとめる
履歴書や職務経歴書など、同じ種類の書類が複数枚に及ぶ場合は、クリップでまとめておくと安心です。ホチキス留めは採用担当者がコピーする際に外す手間が生じてしまうため、使わないようにしましょう。
書類を留める際は、針金だけで出来た「ゼムクリップ」を使うのが一般的です。厚みがなく、付け外しも簡単なので書類管理をする上で邪魔になりません。
クリップは書類の左上に付けるのがマナーですが、クリップによって文字が隠れないよう、位置を確認してから留めましょう。
また、書類が複数枚になる時は、ページ番号を振っておくとより丁寧な印象を与えられます。さらに、2枚目以降にも氏名を記載することで、他の応募者の書類と混ざってしまうリスクを軽減することができます。
クリアファイルに入れてから封筒に入れる
引用：リクナビNEXT
履歴書は直接封筒に入れるのではなく、クリアファイルに挟んでから入れましょう。
面接当日に履歴書を提出する場合、移動中に鞄を何度も開け閉めすることがあります。クリアファイルに挟んでおけば、開け閉めの度に書類が折れたり、他の荷物に引っかかったりするリスクを減らせるでしょう。
また、採用担当者もクリアファイルごと応募書類を管理できるようになるので、相手への心遣いを示すためにも有効です。丁寧な準備を行うことで、仕事に対する姿勢も丁寧だという評価を得やすくなるでしょう。
中身を入れたら糊で封をする
書類がすべて揃っていることを再度確認したら、糊で封をしましょう。
糊付けが甘いと封筒が開いてしまい、書類の紛失や破損に繋がります。また、しっかり封をすることで書類が外部の目に触れることを防ぐことができます。
履歴書には様々な個人情報が含まれており、企業側も扱いに細心の注意を払います。応募者側でも確実に封をしておき、情報漏洩のおそれがないように配慮することが求められます。
糊付け自体に特別な技術は必要ありません。丁寧に封をすることで、応募書類を大切に扱っているという姿勢を伝えることができます。
封じ目に「〆」の字を記載する
最後は封筒を封じてある境目に「〆」の字を記載します。これは「自分が封をしました」という意味を示すマークで、大事なビジネスマナーのひとつです。
一度開封すれば「〆」の文字がずれることから、第三者が中身を抜き取ったり、改ざんしたりしていないことの証明にもなります。
もちろん、実際に不正が起きることはほぼあり得ません。
しかし、現在では応募書類の情報が確実に正しいことを示すための慣例として「〆」の字が用いられています。セキュリティ上は問題なくとも、ビジネスマナーの一環として記入しておくことが大切です。
なお、「〆」マークは黒のボールペンなどを用いて書きます。「〆」以外に、「封」「締」なども使用可能です。
履歴書を三つ折りで封筒に入れる場合の正しい入れ方
顔写真が最初に見える向きで三つ折りにする
引用：転職Hacks
【履歴書を三つ折りにする方法】
- 履歴書を縦半分に折る
- 写真の欄がある側が表側に来るように山折りにする
- 残りの箇所を谷折りにする
履歴書を三つ折りで封筒に入れる際は、顔写真や氏名欄が最初に目に入るようにします。
これは採用担当者が履歴書を取り出した瞬間に、応募者の情報をスムーズに確認するためです。仮に逆の折り方をしてしまうと裏面が最初に視界に入ってしまうため、やや配慮に欠けた印象となってしまいます。
正しい折り方をした場合、横から見た時にアルファベットの「Z」のような形になります。
また、いきなり三つ折りにすると最終的に折り目がずれてしまう恐れがあります。折る前に定規で履歴書の寸法を測り、正確な位置を確認した上で三つ折りにしましょう。
他の書類がある場合は重ねてから折る
履歴書以外に送付状や職務経歴書などの同封書類がある場合は、すべての書類を重ねてからまとめて三つ折りにします。
書類ごとに別々に折ってしまうと、サイズがずれて封筒内で乱れてしまいます。見た目の印象が悪くなるだけではなく、採用担当者の手間を取らせてしまうので気を付けましょう。
入れる順番は、封筒から出した際に読む流れに合わせて「送付状→履歴書→職務経歴書→その他の書類」とします。
送付状の日付や名前の部分が一番上になっていれば、正しい折り方ができていると判断できるでしょう。
三つ折りの場合はA4サイズの履歴書を使用する
三つ折りで履歴書を提出する際は、A4サイズの履歴書を使用するのが基本です。
A4用紙を三つ折りにした際、長形3号の封筒に入れるときれいに収まります。履歴書に限らず、送付状や職務経歴書などもA4サイズで統一しましょう。
A3やB4サイズの見開きの書類を長形3号の封筒に入れようとすると、折り目が非常に多くなり不自然な印象となってしまいます。A4用紙に1枚1ページで印刷してから重ねて折った方が、折り目を目立たせずに済みます。
また、一般的な企業は書類の保管に関してはA4サイズを前提としているため、A4サイズで提出することで企業側の管理負担を減らせるでしょう。
三つ折りの履歴書がOKとされるケース
履歴書は本来であれば三つ折りで提出することはほとんどありません。ビジネスマナーとして相応しいのは、A3やB4の見開き用紙を二つ折りにしたA4・B5サイズの履歴書で提出することです。
三つ折りは二つ折りに比べると開きにくい上に、文字が書かれた面と折り目が被り、読みにくく感じさせてしまいます。
しかし、用途や状況によっては三つ折りでも問題ないこともあります三つ折りの履歴書が許容されるケースを見ていきましょう。
パート・アルバイト応募の場合
パートやアルバイトへの応募の場合、三つ折りの履歴書でも問題ないケースが多いです。氏名や住所など基本的な情報を確認するために、履歴書が求められる傾向にあるからです。
また、パートやアルバイトでは、正社員ほど厳格な選考は基本的に行われません。多く働けることや即戦力であることが主な評価基準となることから、書類自体のマナーはそれほど問われないことが多いためです。
ただし、三つ折りが許容されるからといって、書類を雑に扱っていいというわけではありません。
パートやアルバイトの応募でも、折り目をしっかり付けることや、封筒のサイズに合わせて折ることなど、最低限のマナーは守りましょう。
企業側から三つ折りでの提出を指定された場合
企業側から三つ折りでの提出を求められた場合は、その指示に従うことが最優先となります。理由は企業によって異なりますが、書類管理を効率化するためなどさまざまな事情が考えられます。
履歴書は二つ折りで提出するのがマナーだからと、指示に背くのはやめましょう。指定を守れることも選考の一部です。
企業の指示を独断で破ってしまうと、「ルールを守れない人」という評価が下される恐れがあるので注意が必要です。
【郵送】履歴書を封筒に入れるときのポイント
送付状は履歴書の一番上に重ねる
履歴書を郵送する際は送付状を添付するのがマナーであり、全書類の中でも一番上に重ねて封筒に入れるようにします。
企業には日々多くの郵便物が届きます。封筒を開けた際に送付状が一番上にあると、同封書類の内容や応募の目的が一目で分かるので、確認作業がスムーズになります。
なお、送付状を同封することは指示されないのが一般的です。必須の書類ではないものの、あった方がより丁寧な印象を与えられるので、指示されていなくともなるべく同封しておくようにしましょう
角形2号封筒を使い書類は折らずに入れる
履歴書を郵送する場合は、A4サイズの履歴書を入れられる角形2号封筒を使用します。折り目のない履歴書は見た目が整っているだけではなく、書類を丁寧に扱っている印象を与えることができるからです。
また、企業側も応募書類はA4サイズでの保管を前提としています。折り目の少ない履歴書の方がファイリングしやすく、親切さが伝わるでしょう。
郵送用の封筒は無地で白色のものが無難です。装飾やイラスト入りのものは避けましょう。
封をする前に書類の向きと枚数を確認する
封筒を閉じる前に書類の向きや枚数を必ず確認しましょう。封を閉じた後で書類の修正や追加をすることはできないので、封は慎重にする必要があります。
チェックするポイントは「書類の向きが合っているか」「書類に抜けがないか」「書類の順番が適切かどうか」などです。
封をする前の最終確認を習慣化することで、ケアレスミスの防止に繋がります。不安な場合は提出直前まで封しないまま保管しておき、作成時と提出時にそれぞれチェックすると良いでしょう。
【手渡し】履歴書を封筒に入れるときのポイント
持ち運びはクリアファイルに入れたまま封筒に入れる
手渡しするために履歴書を入れた封筒を持ち運ぶ際は、封筒ごとクリアファイルに挟んでおくと安心です。
封筒は移動中はカバンの中で折れてしまったり、雨による湿気で紙にシワができてしまう可能性があります。封筒も採用担当者の目に触れることになるので、クリアファイルで保護してなるべく綺麗な状態を保ちましょう。
クリアファイルに挟んだ書類を入れた封筒を、さらにクリアファイルに挟むのは違和感があるかもしれません。しかし、こうした気遣いが第一印象を左右することもあるので、手間をかけて損はないでしょう。
受付で渡す場合は封筒に入れたまま提出する
受付で履歴書の提出を求められた場合、封筒に入れたまま提出するのが基本のマナーです。
ほとんどの場合、受付担当者が面接を兼任していることはほとんどなく、預かった履歴書は採用担当者へと引き継がれます。この時に履歴書がむき出しの状態だと、他の応募者の書類と混ざってしまう恐れがあります。
封筒に入れたまま提出することで書類が混ざってしまうトラブルを回避でき、事務処理もスムーズになるでしょう。
手渡しの場合は宛名書きは必要ありませんが、封筒の裏面に自分の氏名や連絡先を記載しておくと親切です。
面接官に直接渡す場合は封筒から出して手渡す
受付で履歴書を提出する場合は封筒から出す必要はありませんが、面接官に直接渡す場合は封筒から出して渡しましょう。この時、応募書類はクリアファイルに入れたままでも問題ありません。
面接官はその場で書類を確認するので、封筒に入れたまま渡すと開封する手間を掛けさせてしまいます。それだけで不採用が決まるわけではありませんが、配慮に欠けている人という印象を与えてしまうので注意が必要です。
また、渡す際は無言ではなく「こちらが履歴書です。よろしくお願いいたします」など簡単な挨拶もするようにしましょう。履歴書は相手がそのまま読めるような向きにして渡すのがマナーです。
渡す直前に封筒から取り出せるよう入れ方を整えておく
いつ提出を求められてもいいように、履歴書はすぐ封筒から取り出せるように入れ方を工夫しておきましょう。
例えば、封筒の蓋を開けたままにしておく、鞄の一番手前に入れておくなど、スムーズに取り出せるように準備しておきます。
履歴書をスムーズに取り出すことで、面接の流れも止めずに済むでしょう。準備を徹底しておけば気持ちにもゆとりが生まれ、その後の面接も落ち着いた対応が可能となります。
履歴書を封筒に入れる際によくある質問
履歴書は必ず二つ折りで入れないといけない？
履歴書は原則、二つ折りにして封筒に入れるのが基本です。
三つ折り以上にすると折り目の部分に文字が被ってしまい、読みにくくなってしまう恐れがあります。応募先企業が履歴書を保管することを考えても、三つ折り以上は避けるべきといえるでしょう。
A3かB4サイズで印刷した後、それぞれA4・B5サイズになるよう半分に折って封筒に入れるのがマナーです。
ただし、応募先の企業から「三つ折りにして郵送」などの指示がある場合は、二つ折りで出すのはNGです。一般的なマナーよりも、応募先の企業の指示に従うことを優先させましょう。
クリアファイルがない場合はそのまま入れても大丈夫？
クリアファイルがない場合は、履歴書をそのまま封筒に入れても問題ありません。必須ではなく「あれば丁寧」というものなので、採用に大きく影響することはほとんどないでしょう。
ただし、クリアファイルがないと、履歴書が封筒の中で折れたり曲がったりする恐れがあります。郵送中など、手の届かない場所で履歴書が破損することを避けるためにも、使用するのがマナーです。
クリアファイルを用意できない場合も、クリップでとめたり書類をしっかり揃えてから入れるなど、最低限の工夫をしておくと良いでしょう。
書類が2枚だけの場合もクリップは必要？
履歴書1枚と職務経歴書1枚のように、提出書類が2枚だけの場合は、クリップで挟まなくても問題ありません。クリップで挟んだ方が書類をまとめやすいのは事実ですが、2枚程度であればそのままでも管理は容易です。
むしろ書類が2枚の場合は、採用担当者に余計な手間をかけさせないためにも、クリップは使わない方が無難でしょう。
ただし、履歴書が複数ページにわたっており、バラバラになると何の書類かわからなくなる時はクリップでまとめるべきです。この場合、クリップでまとめた状態で1つの履歴書として読めるよう、他の書類は含めないようにしましょう。
入れ方を間違えて提出すると落ちる？
履歴書の入れ方を間違えても、不採用になることはまずあり得ないでしょう。
企業が見ているのは履歴書の内容や面接での受け答えであり、形式的なマナーは参考程度に過ぎません。書類の順序など、些細なミスであれば評価に影響することはないでしょう。
ただし、履歴書が汚れていたり折れや曲がりがあったり、書類の向きが統一されていなかったりと、配慮がないと判断されるとマイナスな印象を持たれてしまうこともあります。できる限りの配慮は行いましょう。
履歴書の封筒の入れ方に関するマナーを守ろう！
履歴書は、A4サイズが入る角形2号または角形A4号の封筒に入れるのが基本です。その際、クリアファイルに挟むなど、書類を保護するための工夫を加えられると好印象です。
履歴書の封筒への入れ方は、選考においてはそれほど重要視されるものではありません。しかし、第一印象で「丁寧な人」と感じてもらえれば、それだけで有利に働きます。
郵送・手渡しで異なる入れ方のルールにも注意して、正しいマナーと心遣いが伝わるよう準備を進めましょう。