履歴書に添えて送る”送付状”（添え状）とは
送付状とは：
送付状とは、書類を郵送する際に次の情報が一目見て分かるように同封する書類の事を言います。
・文書を送付した目的
・封筒に入っている書類の内容と枚数
送付状は「挨拶状」、「送り状」、「添え状」、「カバーレター」などと呼ばれることもあります。
書類を受け取った担当者が封筒を開けて一番始めに送付状を見る事で、これらの情報を簡潔に伝える事ができます。
書類を郵送する際に送付状を添えることは一般的なビジネスマナーの一つとして認識されています。
履歴書の送付状とは：
就職活動や転職活動で企業の求人に応募する際、応募方法として履歴書や職務経歴書の郵送を指定されることがあります。
そのような場合には、指定された提出書類に加え、送付状を同封するようにしましょう。
次の場合には送付状は必要ありません。
・応募書類をメールで送る場合
・説明会や面接などの機会に直接履歴書を提出する場合
応募先の企業から履歴書や職務経歴書の提出方法をメールと指定された場合は、メールの本文が送付状の役割を果たすので、別途送付状を用意する必要はありません。
では、なぜ直接履歴書を提出する場合には、送付状を同封する必要がないのでしょうか。
この疑問を解消するために、次の章では送付状の持つ役割について解説していきます。
履歴書送付時に送付状（添え状）を付ける理由
履歴書の送付状の役割：
送付状には、「挨拶」と「送付書類の案内」の2つの役割があります。
・挨拶状としての役割
ビジネスシーンにおいて最も丁寧な書類の提出方法は、直接相手の元に伺って挨拶をし、書類を手渡しする方法だと考えられています。
そのため、書類を郵送するときは直接ご挨拶をすることができない代わりに、送付状を同封する事で相手への敬意を伝えます。
これらの事から、説明会や面接などの機会に直接履歴書を提出する場合は、直接ご挨拶をすることができるので、送付状を同封する必要が無いとされているのです。
企業から履歴書の郵送を指定された場合でも、誠意を持って応募をした事が伝わるように、忘れずに送付状を同封する事が大切です。
・送付書類の案内
送付状は、封筒を開けた時に一番上になるように封入します。
封筒を受け取った担当者が一番始めに送付状を目にする事で、
誰から送られてきた書類か
何のために送られてきた書類か
何を、何枚送られたきたか
これらの情報を素早く把握する事ができます。
封筒を受け取った担当者が送付状を見る事で、書類の枚数が足りていない場合や、誤って違う部署に届いてしまった場合などにすぐに気付く事ができるのです。
履歴書に送付状を添えて送るメリット
採用担当者にとっての送付状のメリット：
企業の採用担当者にとっては、送付状の持つ役割のうち、「送付書類の案内」が重要なポイントとなっています。
企業の採用担当者は同時期にたくさんの応募書類を受け取る機会が多いため、わかりやすく作成された送付状を見る事でひとつひとつ書類をチェックする手間が軽減されます。
応募者にとっての送付状のメリット：
一目見て内容の分かる送付状を送る事で、応募者にわかりやすい書類を作成する能力がある事が伝わります。新卒採用の場合は、ビジネスマナーについてきちんと学んでいる事が伝わります。
また、送付状を作成することは応募企業から提出を求められた書類を再確認し、必要な書類が全て揃っているか確認をする機会になります。
【まとめ】履歴書の送付状は絶対に必要？：
企業の求人への応募方法として、応募先の企業から必要書類の郵送を指示される事がありますが、必要書類の中に送付状が含まれていない場合がほとんどです。
また、履歴書や職務経歴書を郵送する時の送付状の有無は、直接合否に影響しないとされています。
しかし、書類の郵送時に送付状をつけて送る事はビジネスマナーの一つとして多くの人に知られているため、履歴書に送付状をつけて送る事で応募者にビジネスマナーが身についている事を証明することができます。
また、書類選考を担当してくれる採用担当者の負担が軽くなる様に配慮し、履歴書や職務経歴書を郵送する場合は忘れずに送付状を添えるようにしましょう。
履歴書の送付状の見本
本章からは、実際に履歴書の送付状を作成する方法や手順、ポイントを解説していきます。
まずは理想的な送付状の作成例を見てみましょう。
求人応募用の送付状_基本の作成方法
求人応募用の履歴書送付状の作成方法を紹介します。
先程の送付状の作成例は、次のように作成したものです。
・PCで作成
・WEBからダウンロードしたテンプレートを使用
履歴書の送付状を作成する方法は、PCで作成する方法と手書きで作成する方法の2種類です。
ビジネスシーンにおいては、基本的にはPCで履歴書や送付状を作成することをおすすめします。
その理由について、PCで送付状を作成した場合の印象と手書きで送付状を作成した場合の印象を比較しながら解説します。
PCで送付状を作成した場合の印象：
履歴書にPCで作成した送付状を添えて送る事で、採用担当者に次のような印象を与えます。
・応募者はPCを使用して書類作成をするスキルを持っている
・応募者は読みやすい書類を作成するスキルを持っている
PCを使用して送付状を作成することで、応募者の基本的なPC操作のスキルがあることを伝えることができます。
また、作成時にレイアウトやフォーマットが整ったテンプレートを使用することで、内容が明確で読みやすい送付状を作成することができます。
視覚的に読みやすい送付状を提出することで、応募者に読みやすい書類を作成するスキルが身についている事を伝える事ができます。
手書きで送付状を作成した場合の印象：
履歴書の郵送時に手書きの送付状を添えた場合、採用担当者に次のような印象を与えます。
・応募者は心温まるサービスをすることが得意である
・応募者はPC操作が不得意である可能性がある
ビジネスシーンにおいて送付状を手書きで作成することは稀であるため、個性的で温かみのある印象を与えることができます。応募先の企業が、サービス業などのおもてなしのスキルを必要とする職種の場合は手書きの送付状がマッチするかもしれません。
しかし、PCの操作ができないため手書きで送付状を作ったととられる可能性もあり、多くの企業で基本的なPC操作のスキルが求められる昨今では送付状を手書きで作成することはあまりおすすめできません。
このような理由によって、送付状の作成方法はPCを使用する事をおすすめします。
この記事では、ビジネスシーンにおけるPCでの送付状の作成方法を詳しく紹介していきます。
テンプレートを使用した送付状の作成方法
・書類は読みやすさが重要
送付状に限らず、応募書類を作成する際には書類の読みやすさが非常に大切です。
同時期に何件もの応募書類をチェックする採用担当者に自分の提出書類が目に留まるよう、書類で伝えたい事が視覚的に一目瞭然で伝わる書類を作成することが肝心です。
先ほどの作成例は、テンプレートを使用して読みやすく作成されています。
そのポイントをひとつずつ見ていきましょう。
フォントを揃える：
履歴書や職務経歴書のフォントは、基本的には「明朝体」を使用します。送付状も同様に明朝体を使用します。フォントのサイズは10.5pt～11ptが標準で、一部フォントサイズを変える場合は大小2種類までにします。
字間と行間が適切：
字間や行間がつまりすぎていると、文章が読みにくい書類になります。
文章が読みやすくなるように、適度に字間と行間を開けて設定します。
余白をとる：
用紙の余白は十分にとります。また、書類の項目が一目見て分かるように、改行を適切に行います。
揃えられるポイントをすべて揃える：
書類の項目ごとに、文字を左揃え・中央揃え・右揃えのいずれかに揃えます。
封入内容を箇条書きで書く：
送付状の内容において最も重要な箇所は、封入書類の種類と枚数の項目です。
箇条書きを使い、一目見て封入内容が分かるように記載します。
このようなポイントを押さえ、視覚的に読みやすい書類を作成するには、予めフォントやフォーマットが設定されているテンプレートを使用することが最も有効な方法なのです。
・テンプレートを使用するときのポイント
正式な応募書類にテンプレートを使用して良いか疑問に思う方もいるかもしれませんが、WEB上で公開されていおり、ダウンロードが可能な多くのテンプレートは実際に使用することが可能である旨が記載されています。
使用許可が記載されているテンプレートは、正式な応募文書に使用して問題ありません。
テンプレートを使用し、視覚的に整っており内容が読みやすい送付状を効率的に作成しましょう。
履歴書の送付状に必要な項目
履歴書の送付状は、応募者の印象を採用担当者に伝えることのできる貴重な機会です。
ここでは、送付状に必要な項目を3つのセクションに分け、セクションごとに解説していきます。
履歴書の送付状は、大きく3つのセクションに分けることができます。
書類上で3つのセクションがわかれて見えるように、改行や空白を使用してレイアウトしましょう。
【履歴書送付状の3つのセクション】
‐‐‐
①基本情報
②本文
③送付物の内容
‐‐‐
①基本情報
①基本情報は送付状の最初のセクションです。書類の送付に関する基本的な情報を冒頭にまとめて記載します。
これにより、採用担当者はだれがだれに宛てて送る書類であるのかを素早く把握することができます。
項目：
・送付日
送付日の欄は、書類を郵便に投函する日を書きます。そのため、書類の投函日は事前に決めておき、スケジュール通りに投函をするようにしましょう。
日付は西暦から書くようにしましょう。
・宛先
宛先には、応募企業の会社名・採用担当の部署名・担当者名などを正式名称で書きます。
宛先の情報として採用担当の部署名は公開されているが担当者名が分からない場合は次の様に書きます。
会社の正式名称 + 担当部署名 + ”採用ご担当者様”
宛先の情報として、採用担当の部署名と担当者名が公開されていない場合は次のように書きます。
会社の正式名称 + ”採用ご担当者様
・送付者の情報
応募者である、あなたの情報を記載します。
新卒採用の場合：
現在所属している学校名・学部名から正式名称で記載します。
学校名・学部名・住所・電話番号・メールアドレス・氏名を記載します。
転職などの場合：
現住所から記載します。※現在の職場は記載しません。
住所・電話番号・メールアドレス・氏名を記載します。
②本文
②本文のセクションでは、書類提出の挨拶をし、書類を送付した理由を伝え、面接の依頼を記載します。
これにより採用担当者はこの書類が求人に応募するためのものであることを把握し、選考の手順を進める事ができます。
項目:
・タイトル
はじめに、書類のタイトルを書きます。タイトルは中央に配置し、文字サイズを大きくすることで一目見て分かるようにしましょう。
多くの場合、タイトルは「応募書類の送付につきまして」と記入します。
・拝啓 + 時候の挨拶
ビジネス文章で挨拶文を書く際は頭語として「拝啓」から書き始めます。
その後に、時候の挨拶を入れます。時候の挨拶は履歴書、職務経歴書の送付時の月の挨拶を調べて入れましょう。
または、通年を通して使える前文を入れます。
時候の挨拶例）
春：早春の候 寒さのなかにも、春の気配を感じる頃となりました。（3月）
夏：盛夏の候 梅雨が明け、夏本番も迫ってまいりました。（7月）
秋：秋冷の候 爽やかな秋風を感じる頃となりました。（10月）
冬：初冬の候 落ち葉散りゆく季節ですが、いかがお過ごしでしょうか。（12月）
通年を通して使える前文例）
貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・応募経緯
応募書類を送付する経緯や背景を、「なぜ」「何を」送付したのか分かる様に簡潔に書きます。
転職の場合は、ここで現在の職務内容等を簡潔に説明します。
新卒の場合の例）
この度、貴社求人へ応募させて頂きたく、応募書類を送付させていただきました。
転職の場合の例）
この度、貴社が転職情報サイト〇〇に掲載されておりました営業職の求人募集を拝見し、ぜひ応募させて頂きたく応募書類を送付させていただきました。
私は現在〇〇株式会社営業部に3年間勤務しており、商談資料作成や商談を始めとする営業業務全般に携わっております。
この経験と知識を活かして、貴社の営業活動に貢献したいと考えております。
・面接の申込
面接の機会を貰えるよう、希望を伝えます。
例）「ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけると幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
・結語
文章の結語として「敬具」で終わります。
③送付物の内容
送付状の一番の目的である、何を何枚送付したのかここで明記します。
項目：
・記
以下に送付内容を記載することを明確にするために、まず「記」という見出しを付け、中央に配置します。
・同封書類の一覧（箇条書き）
封入されている書類の一覧を箇条書きで書きます。
何の書類が何枚封入されているかを明確に記載することで、採用担当者がスムーズに書類のチェックを行う事ができます。
ここに記載した順番の上から順に書類を封筒に入れます。
・以上
送付物の内容が以上であることを示すために、「以上」という言葉で締めくくります。
チェックシート：
ここまで解説した内容を、チェックシートにまとめました。
送付状を作成するときにこのチェックシートを使用することで、記入の抜け漏れがないか確認してみましょう。
①基本情報
- 送付日が正確に記載されているか
- 宛先の会社名・担当部署名・担当者名が正式名称で記載されているか
- 送付者の情報に抜け漏れが無いか ※学校名（新卒のみ）・学部名（新卒のみ）・住所・電話番号・メールアドレス・氏名
②本文
- タイトルが記載されているか
- 頭語「拝啓」・時候の挨拶がかかれているか
- 応募経緯が簡潔に記載されており、志望動機や応募の目的が明確か
- 面接の申込が丁寧に記載されているか
- 結語「敬具」が適切に記載されているか
③内容
- はじめに「記」という見出しが中央に明確に表示されているか
- 同封書類の一覧が箇条書きで記載されているか
- 「以上」という言葉で締めくくられているか
全体を通してのチェックポイント
- フォントが統一されているか
- 各項目が読みやすくまとまっているか
- 誤字や脱字がないか
新卒採用の送付状（添え状）の書き方
新卒採用の場合は、応募経緯の項目を書く時に次のポイントに留意しましょう。
・基本情報の欄で学校、学部紹介をしているため、自己PRは基本的に不要です。
・定型文を使用し、ビジネスマナーを学んでいることをアピールしましょう。
例
‐‐‐
拝啓 貴社ますますのご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社求人へ応募させていただきたく、応募書類を送付させていただきました。
ご検討の上、是非面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
‐‐‐
転職希望の送付状（添え状）の書き方
転職希望の場合は、応募経緯の項目を書く時に次のポイントに留意しましょう。
・基本情報に所属の会社や担当の業務を書かないため、ここで具体的な自己紹介をしましょう。
・自己紹介の一貫として、自己PRをすることもできます。ただし、なるべく短く簡潔に書きましょう。
長々と書いてしまうと、非常識な印象になってしまいますので注意しましょう。
例）
‐‐‐
私は現在、食品メーカーの営業の職務に〇〇年間従事しており、〇〇の業務などに携わっております。
そのノウハウを貴社の営業部門で活かしていきたいと考え応募させていただきました。
‐‐‐
送付状のNG例_求人応募時に避けるべきポイント
履歴書や職務経歴書に送付状を添える場合、次のポイントに注意するようにしましょう。
・必要な項目が足りない
送付状に必要な項目、情報の抜け漏れが無いかチェックシートを活用して確認しましょう。
・自己PRの書きすぎ
転職時の場合、送付状に自己紹介として自己PRを書く事がありますが、書きすぎには充分注意しましょう。自己PRは、基本的には履歴書や職務経歴書に記載するため、送付状では書かなくても問題ありません。
・希望条件を書いてしまう
送付状に必要のない情報を書く事の無いようにしましょう。特に、誤って希望の労働条件等を書いてしまうケースがありますので、充分に注意しましょう。
送付状を添えて履歴書を郵送する方法
●郵送に必要なものを確認する
以下は履歴書や職務経歴書を郵送する際に必要なものの一覧です。
送付日直前に焦って揃える事の無い様、余裕を持って予め準備をしましょう。
・「角形2号」または「角形A4号」封筒（白）
・クリアファイル
・油性ペン（黒）
・油性ペン（赤）
・のりまたは両面テープ
・切手または郵便証書
※切手や郵便証書は郵便窓口で送料を確認の上購入するのが確実です。
・提出書類（履歴書や職務経歴書）
・送付状
●提出期日から逆算して履歴書の発送日を決める
就活では履歴書やエントリーシートの提出締め切りとして、企業から「〇月〇日必着」と指示されることがあります。「必着」の言葉の意味を確認し、先方に書類が届いてほしい日付を考え、逆算して履歴書の発送日を決めましょう。
・「必着」とは
必着とは、指定日までに届いた郵便物のみ受付可能という意味を持つ言葉です。
必着というと、指定日当日に書類が届く必要があるのかと誤解してしまう事があるので注意が必要です。
履歴書を郵送する場合は、少なくとも必着日の3日前には到着するように考えると安心です。
似た言葉として「消印有効」という言葉がありますが、指定日当日までの消印が押されている書類のみ受付可能という意味を持っています。必着と消印有効にはこのような意味の違いがあります。
・郵送にかかる日数を確認する
普通郵便では、通常発送から2～3日（土日祝の配達はなし）で宛先に郵便物が届くと言われています。
しかし、この日数は約束された日数ではなく、あくまでも目安となります。郵送中にトラブルがあった場合などは遅延が発生することも考えられますので、履歴書を郵送する場合は少なくとも先方に届いてほしい日の5日前には郵便窓口から発送するようにしましょう。
前述の通り、送付状の日付は履歴書の発送日を記入します。そのため事前に提出期日から逆算して履歴書の発送日を決め、送付状に予め反映させておく事が必要になります。
履歴書の発送には、事前に必要なものを揃えたり、事前に発送スケジュールを立てる事で発送日を決め、送付状に発送日を反映するなどの事前の準備が必要です。
提出期日までに余裕を持って郵送するには、期日の1週間前までに発送できるようスケジュールを作成するようにしましょう。
履歴書の作成や送付状の作成期間を含めると、発送予定日の1か月前までに準備を始める事がおすすめです。
送付状・応募書類の封入方法
提出書類の履歴書や職務経歴書、さらに送付状が完成したら、書類の封入や封筒へのあて名書きなどの発送準備を進めます。
ここではおすすめの作業手順や封筒への書類の封入順などをご紹介します。
正しい封入方法を確認して発送準備に関する不明点を解決しましょう。
●おすすめの作業手順
以下は、発送準備をする際のおすすめの作業手順です。
1．封筒表に宛名を書く
封筒の表面に宛先を記入します。
ビジネス文書に宛名を書く場合は、基本的に縦書きで記入するのがマナーです。
記入の際は先に鉛筆などで薄く下書きをし、記入ミスや誤字脱字を防ぎましょう。
まず宛先企業の郵便番号、住所、会社名を正式名称で記入します。
次に宛先の部署または採用担当者の氏名を記入します。
・企業から部署宛に書類の提出を求められた場合
「会社名+部署名+御中」と記入しましょう。
または「会社名+部署名+採用ご担当者様」と記入する事も可能です。
・企業から採用担当者個人宛に書類の提出を求められた場合
「会社名+部署名+担当者名+様」と記入しましょう。
2．封筒表に赤字で「履歴書在中」と記入する
封筒の表面の左下に、赤色のマーカーで「履歴書在中」または「応募書類在中」と書き、文字の周りを定規を使い四角く囲み、しっかりと目に留まるようにします。
3．封筒裏に発送する日付・自分の住所・名前を書く
まず、封筒裏面の左上に発送日の日付を書きます。
次に左下に自分の郵便番号、住所、氏名を記入します。
4．提出書類を順番通りに重ねクリアファイルに入れる
封筒の準備が整ったら、次に提出書類の封入を進めます。
書類の重ね順は送付状に記入した順番と同じ順番にし、書類の向きが揃っている事を確認してクリアファイルに入れます。
提出書類をクリアファイルに順番通りに入れた状態で、先程準備した封筒の表面を上にして封入します。
5．封をする
封筒に封をするときは、はがれにくい液体のりか両面テープを使用しましょう。
スティックのりやテープのりは便利な一方はがれやすい性質を持っているため履歴書の郵送には適しません。
6．封を閉じた継ぎ目に「〆」マークを記入する
封を閉じたあとは、その継ぎ目の中央に黒色のマーカーで「〆」マークを書き入れます。
〆マークを入れる事により、封をした後にだれも開封していないという事の証明になります。
〆マークの代わりに継ぎ目に自分の印鑑を押す事も可能です。
以上が履歴書や送付状のおすすめの発送準備の手順です。
この手順で作業を進める事で、提出書類を封入する前に安定した机の上で丁寧に封筒の宛先等を記入する事ができます。
求人応募時の送付状・履歴書の郵送方法
求人応募時に送付状や履歴書、職務経歴書を郵便窓口から発送する方法や窓口での発送方法について解説します。
●郵便窓口での発送方法
履歴書を郵送する際は、基本的に郵便窓口に郵便物を持ち込んで発送手続きをするようにしましょう。
郵便窓口で発送手続きをする際は、窓口で郵便物の重さを測り、過不足なく料金を支払う事ができます。
自分の判断で切手を貼りポストに投函した場合に料金の過不足が発生した場合、郵便物が配送されなかったり、応募先企業に不足分を支払わせてしまう可能性があります。
そのため、履歴書を郵送する際は必ず郵便窓口から発送するようにしましょう。
●郵送方法の種類
履歴書を郵送する場合は、特定記録郵便やレターパックライトを利用するのがおすすめです。
・特定記録郵便とは
特定記録郵便として料金を支払い発送する事で、郵便物の引受けが記録され、郵便物等を差し出した記録を残す事ができます。
また、インターネット上で配達状況を確認する事が可能で、配達完了時にメール通知サービスを利用することもできます。
受取人の受領印が不要で、提出先の企業に受取の手間をかける事なく配達状況を確認しながら郵送する事ができるため、履歴書の郵送時におすすめのサービスです。
・レターパックライトとは
レターパックライトとは、郵便局のA4サイズの特定封筒で重さ4キログラムまで全国一律料金で発送することができ、宛先の郵便受けに配達されるサービスです。
配達状況をWeb上の追跡サービスで確認することができます。また、土曜日・日曜日・休日も含めて毎日配達がされる事も特徴です。
●速達の使用は可能？
速達とは、急ぎの郵便物等をスピーディに配達ができるサービスです。速達料金を支払う事で利用が可能です。
履歴書の提出期日が迫っている場合は、速達を利用しても問題ありません。
履歴書の郵送方法は基本的に選考に影響することはありませんが、そもそも履歴書の提出は事前にゆとりを持ってスケジュール立てる事が大切です。
●NGな郵送方法
一般書留、現金書留、簡易書留は引き受けから送付先への到着までの過程が記録される郵送方法で、万が一郵便物が届かなかった場合は一定の範囲内で賠償があります。
しかし、郵便物の到着時には受取人の受領印が必要とされるため、提出先の企業に受取の手間をかけてしまうため履歴書の郵送方法としては避けた方が良いとされています。
●まとめ
送付状の作り方から履歴書の送り方までポイントをまとめました。
最後に次のポイントを確認し、万全の準備を整えて履歴書を発送しましょう。
①送付状は基本的にPCで作成する:
②送付状の作成にはテンプレートの利用がおすすめ
③送付状の項目に抜け漏れが無いかチェックリストで確認する
④送付状のNGポイントを確認する
⑤事前に履歴書の送付スケジュールを立てる
⑥発送準備の手順を確認し、提出書類を封筒に封入する
⑦郵便窓口に持ち込み、特定記録郵便かレターパックライトで発送する
⑧郵便追跡サービスや到着確認メールサービスを活用し、配達が完了したか確認する
さいごに
送付状を添えて履歴書や職務経歴書を郵送する事はビジネスマナーの一つです。
送付状をはじめ、履歴書や職務経歴書、封筒に記入する文字までのひとつひとつが、あなたの熱意や意欲を表現する手段となります。丁寧に作成することで、採用担当者にあなたの意欲を伝えましょう。
この記事を読んでいただいた皆様の今後のご活躍をお祈りしております。
