このページでは履歴書の職歴欄に書く「退職理由」の正しい書き方について解説しています。
退職理由は必ずしも詳細に書かなければならないものではありませんが、一言添えておくとよりわかりやすい履歴書になります。
シンプルな定型文を活用し、採用担当者に正しく伝わるような履歴書を作成しましょう。
履歴書に退職理由を書く必要はある？
履歴書の職歴には、それまでの入社と退職の経歴を書くことが求められます。このとき、退職の理由を細かく書く必要はありません。
よほどの都合がない限り、一般的に退職理由はそれほど重視されることがなく、どのような経験を経て現在に至るのかという点の方が重視されやすいです。
ただし、入社にあたって配慮が必要となる場合や、理由を書いた方が選考で有利になると考えられる場合は、端的に退職理由を記すこともおすすめです。理由を長々と書くのは不適切なので、原則1行以内に収めるようにしましょう。
【場合別】履歴書の退職理由の正しい書き方
自己都合で退職したときは「一身上の都合により退職」
自分の意思で退職した場合の書き方は、「一身上の都合により退職」と記入します。自己都合とは、転職、結婚、療養、介護などの個人的な事情を指します。
履歴書の経歴欄はあくまで概略なので、退職や転職の理由を詳細に書く必要はありません。余白にも限りがあるので、ひと目で退職したことがわかるように書きましょう。
もし、退職理由を具体的に伝えておきたい場合には、「一身上の都合により退職」のあとに「（○○のため）」と書き足すと、ひと目で理由がわかるのでおすすめです。
例えば、理由が結婚であれば、「一身上の都合により退職（結婚のため）」、介護であれば「一身上の都合により退職（父親の介護のため）」と書きます。
会社都合で退職したときは「会社都合により退職」
自分の意志に関係なく、会社側に理由があって退職した場合の書き方は、「会社都合により退職」と記入します。会社都合とは、倒産やリストラなどが該当します。
「会社都合により退職」のあとにカッコ書きで「（○○のため）」と書き添えるとわかりやすくなります。
ただし、「会社都合」は自分の勝手な判断で使うことはできません。例えば、「会社が倒産しそうだから退職した」という場合は「自己都合」になります。
会社都合か自己都合かの判断は難しい場合があるため、退職時に発行される離職票などをもとに記入することが望ましいでしょう。
任期満了で退職したときは「契約期間満了のため退職」
契約社員などで、契約期間が終了して退職する場合は、「契約期間満了により退職」と記入します。
契約期間の途中で退職した場合は、それが会社からの通告だったのか、自分から申し出たものなのかによって、それぞれ会社都合と自己都合に分類されます。「契約期間満了」と表現できるのは、契約期間の最後まで勤務を続けた場合に限るため注意しましょう。
契約期間を果たしたという経歴は、「仕事を最後までやり遂げられる人」という印象にもなるのでしっかり記入しましょう。
転職するために退職したとき
転職のために退職する場合は、理由を経歴欄に書かなくてもOKです。
気になる場合は「キャリアアップのため退職」などと書いても構いませんが、無理に書く必要はありません。
また、「給料が安いから」など条件面への不満を書くのはNGです。そもそも限られた文字数で正確な退職理由を伝えるのは難しく、間違ったかたちで受け取られてしまう可能性もあります。
ただし、転職理由は面接では必ず聞かれる項目です。履歴書には書かずとも、面接では説得力のある受け答えができるように準備しておきましょう。
退職理由を履歴書に書いたほうが良いケース
転職回数が多い
転職回数が多いと「採用してもすぐ辞めてしまう人」と思われないか、心配になるかもしれません。
転職に、出産・療養・介護など明確な理由がある場合は、自己都合や会社都合の記入例のように「○○のため」と一言理由を書くと説得力があります。
また、その他の場合は、「キャリアアップのため退職」などポジティブな言葉を一言添えることで「チャレンジ精神がある」「順応性が高い」などプラスの評価を得られることもあります。
しかし、無理に言葉を付け足すと、読みづらくなったり、本意が伝わらず誤解を招いたりする可能性もあります。本当に表記が必要な理由なのか、誤解を招く理由でないかをよく考えてから、退職理由を書くか決めましょう。
職歴に一貫性がない
業界や業種に一貫性がない場合、「継続力がない」「飽きっぽい」といった印象をもつ企業もあるかもしれません。
この時は、「他業界に挑戦するため退職」「資格を活かして働くため」など、マイナスイメージを払拭する文言がおすすめです。
しかし、企業側が1番知りたいのは、退職した理由よりも志望動機です。なぜ他業界に転職してまで志望企業を目指すのかという細かな部分は、志望動機欄や面接でしっかりアピールするようにしましょう。
長期間ブランクがある
4ヶ月〜年単位で職歴にブランクがある場合、「社会人として復帰できるか」「この期間何をしていたのか」と疑問を持たれることが多いです。
もし、出産・育児などのやむを得ない事情が合った場合は、「一身上の都合により退職（○○のため）」と明記しましょう。多くの場合は、子育てに専念していた期間だと理解してもらえるはずです。
療養の場合、「○月○日現在完治し、勤務に支障はありません」など付け加えると、採用担当者も安心します。
また、資格取得など勉強のためにブランクができた場合は、「資格取得のため退職」「語学留学のため退職」などと記入することで、自主的にスキルアップできる人という印象を持ってもらえます。
これらの理由がない場合でも、空白期間をなくすために前職の勤務期間を本来より長く記載するのはNGです。理由がはっきりしない場合は無理に書く必要はありません。面接のときに「転職活動に注力していた」など前向きな説明ができるようにのみ準備しておきましょう。
在職中に履歴書を提出するときの注意点
退職前に履歴書を提出する場合は、退職理由を書く必要はありません。
現職の最後に「現在に至る」という文言を付け加えればOKです。
もしすでに具体的な退職日が決まっている場合は「現在に至る（○年○月○日退職予定）」と付け加えましょう。
また、退職予定日と勤務可能日を本人希望欄などに書いておくと、採用までの流れがスムーズになります。
退職日がわからない・覚えていないときの対処法
給与明細や源泉徴収票を確認する
過去の給与明細や源泉徴収票が手元に残っていれば、最後に振り込まれた給与の年月日から退職日を確認できます。
源泉徴収票は直近7年間であれば前の職場に再発行請求することも可能です。
しかし、発行までに時間がかかってしまう上、退職理由によっては請求をしにくい場合もあります。そのため、まずは書類や記録が残っていないか身の回りを確認しましょう。
また、給与の受け取りに使っていた通帳を見てみるのも有効です。いつからいつまで給与が支払われていたかという記録から、在籍期間を割り出すことができます。
公的機関で調べる
ハローワークや日本年金機構などの公的機関で調べるのも1つの手です。
ハローワークでは、雇用保険の加入履歴を調べることができます。マイナンバーカードを持っている人であれば、マイナポータルアプリから雇用保険の加入履歴を照会しPDFでダウンロードすることも可能です。
また、日本年金機構が運営している「ねんきんネット」では、国民年金・厚生年金の加入履歴をインターネットで確認できます。
いずれの方法も務めていた企業名と在籍期間を正確に把握できるので、退職日を覚えていないときに有効です。
職歴をまとめて記入する
「どうしても退職日がわからない」「確認する時間がない」という場合は、一定期間の職歴をまとめて記入しましょう。3カ月未満の短い勤務期間であれば、まとめた方がかえってわかりやすい履歴書になる場合もあります。
もしくは、直近の職歴のみ正確に記入して、退職日がわからない過去の経歴については「※大学卒業後、◯年◯月まで◯社経験 詳細は職務経歴書に記載」などと、経歴欄の末尾に書き添えて対応することもできます。
まとめて書いた経歴を面接で聞かれる可能性もあるので、回答できるよう準備しておきましょう。
退職理由を書く場合は書き方を考えよう
履歴書に退職理由を書く場合、理由を伝えることによってプラスの影響がなければ書く意味がなくなってしまいます。
そのため、明確な意図がなければ具体的には書かず、特に伝えておきたい理由の場合にのみ退職理由を伝えることがおすすめです。
また、書き方としても冗長に書くのではなく、この記事で紹介した例文を参考に、簡潔な表現に留めることを意識しましょう。
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基本は「一身上の都合により退職（○○のため）」のようにシンプルに書こう
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マイナスな表現ではなく「キャリアアップ」など前向きな言葉を使おう
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退職理由を書く必要はないものの面接では説明できるように回答を準備しておこう
【例文】
・良好（業務に支障はありませんが、月に1度通院しています）
・業務に支障はありませんが、持病の定期検診で3ヶ月に一度、通院の必要があります