この記事では、履歴書を入れる封筒の書き方から、手渡しで提出する場合と郵送で提出する場合それぞれのポイントを解説します。
また、封筒やペンの選び方をはじめとした、知っておきたい細かなマナーも紹介しています。履歴書の封筒でわからない点を解消し、自信を持って応募書類を提出できるようにしましょう。
履歴書は郵送でも手渡しでも封筒に入れるのがマナー！
就活では履歴書の提出が必ず求められますが、履歴書の内容だけでなく提出方法にも守るべきマナーが存在します。
最も基本的なマナーは、履歴書を封筒に入れて提出することです。郵送の場合はもちろん、手渡しの場合であっても封筒に入れて持参することが常識とされています。
その他にも、封筒の書き方や準備方法、提出方法ごとの注意点など、提出時に押さえておきたい細かなポイントは多いため、一つひとつ確認しておきましょう。
履歴書を入れる封筒の書き方マナー
表面に宛先・宛名と「履歴書在中」を書く
履歴書を郵送で送る場合、表面には通常の封筒と同様に、宛先と宛名を書きます。右端に宛先、中央に宛名というレイアウトが基本です。
さらに、履歴書の入った重要な郵便物であることを示すため、左下に「履歴書在中」や「応募書類在中」とわかりやすく赤字で書き、その周りを線で囲みましょう。
履歴書の入った封筒であることがわからないと、開封を後回しにされてしまい、選考に支障をきたす可能性があります。通常の宛名書きに加えて、「履歴書在中」の注意書きも必ず添えておきましょう。
裏面に自分の住所・氏名と「〆」を書く
裏面は、左寄せで自分の住所と氏名を書きます。応募先にまだ自分の連絡先を伝えていない場合は、万が一に備え、自分の電話番号を記しても問題ありません。
また、忘れてはならないのが「封字」です。その封筒が途中で開けられていないことを示すため、封をした後に書くもので、一般には「〆」という文字を封筒の開け口に跨ぐ形で書きます。
当然ながら、「〆」を書いてから封をしたり、中身を開けて再チェックしたりすることは厳禁です。封字を書く理由を理解した上で、忘れずに記載しましょう。
履歴書を手渡しするときの封筒の書き方マナー
表面は「履歴書在中」のみを書く
履歴書を手渡しする場合、宛先や宛名を書く必要はありません。ただし、この場合でも「履歴書在中」または「応募書類在中」の注意書きは左下に書く必要があります。
手渡しであっても、面接時に直接手渡すケースだけでなく、一度受付などを経由するケースがあります。その時に重要書類であることが伝わらないと、紛失のリスクが高まってしまいます。
裏面に自分の住所・氏名を書く
裏面には、郵送の場合と同様に、左寄せで自分の住所と氏名を書きます。手渡しの際には封はしないため、封字の「〆」は不要です。
封をすると取り出す時に手間となるので、念のための気遣いであっても封をする必要はありません。
履歴書を入れた封筒の宛名書きのマナー
封筒に書く宛名は、書き方だけでなくどの敬称を用いるかまで厳密に決まっています。宛名のパターンごとに、適切な書き方と敬称を確認しましょう。
企業や部署宛なら「御中」を付ける
封筒の宛先として、単に企業名や部署名などを指定されている場合には、「〇〇株式会社 〇〇部〇〇課」まで書きます。
このように組織や部署に宛てた書類では、敬称は「御中」を用いるのがマナーです。
採用担当者個人宛なら「様」を付ける
封筒の宛先が採用担当者個人の場合は、会社名・部署名の後に、フルネームでその採用担当者の名前を書きます。
個人に宛てた書類の場合、用いる敬称は「様」です。この時、部署名の方に「御中」と同時に書くと、二重敬語となってしまうため、注意しましょう。
また、できれば担当者名は会社名と部署名よりも少し大きめのサイズで書くと、その人個人への敬意がより伝わりやすくなります。
担当者名がわからない場合の書き方
封筒を採用担当者宛に送るように指定されていても、フルネームがわからないという場合には、代わりに「採用担当者」と表記します。「〇〇株式会社 〇〇部〇〇課 採用担当者様」という書き方が一般的です。
ただし、採用担当者の苗字だけがわかっている場合であれば、苗字のみ書いて「様」を付ける形でも問題ありません。
履歴書を入れる封筒のサイズ・色・ペンの基本マナー
封筒サイズは角形A4号か角形2号が適切
履歴書を入れる封筒は、角形A4号か角形2号のものを選びましょう。履歴書は通常、A4かB5サイズのものを使用します。そのため、これらがちょうど収まるサイズの封筒が適切です。
角形2号の封筒は角形A4号の封筒よりもやや大きめなため、応募書類が多い場合には角形2号を選ぶのがおすすめです。反対に、それほど応募書類が多くないのであれば、角形A4号の方が収まりが良くなります。
封筒は白色のものを選ぶ
封筒は、一般的な茶色ではなく白色のものを使いましょう。茶封筒は通常の業務での書類のやり取りに用いられるため、その中に応募書類が混ざると紛失のおそれがあります。
また、新卒の場合は大学独自の封筒などを使っても問題ありません。自身の出身大学をさりげなくアピールすることができるでしょう。
ペンは黒の油性ボールペンがおすすめ
封筒に宛名などを書く時に使うペンは、黒の油性ボールペンにしましょう。水性ボールペンは書いた後に乾くのが遅く、さらに雨などで濡れた場合に滲みやすいため、応募書類用としては向いていません。
太さは1.0mm程度の太めな芯を使うことで、文字がはっきりして読みやすくなります。封筒に書く文字はかなり大きくなるので、細い芯を使うと見栄えが悪くなりやすいです。
履歴書を封筒に入れる時のマナーは？
履歴書はA4かB5サイズまでは折る
履歴書は通常、A3やB4サイズのものを二つ折りにして、A4やB5サイズにします。「応募書類は折らずに提出する」というのが基本マナーではありますが、これはA4やB5サイズよりも小さく折ることがマナー違反であるという意味です。
そのため、元々の応募書類がA4やB5サイズ1枚であれば、折らずに入れるようにしましょう。
履歴書はクリアファイルに入れる
履歴書を封筒に入れる時は、必ず他の応募書類と重ねてクリアファイルに入れましょう。封筒が雨で塗れたり、角をぶつけたりした際に応募書類を綺麗に保つ役割があります。
また、企業に届いた後には、採用担当者が書類を整理しやすくなるため、気遣いの気持ちも伝わるでしょう。
使うクリアファイルは無色透明のものが原則であり、ロゴが入っているものやうっすらと色がついているものなどは不適切です。
クリアファイルに入れる応募書類の順番
応募書類をクリアファイルに入れる時は、上記のように上から並べて重ねます。送付状は同封した書類が何であるのかを端的に示す役割を持つため、必ず最初に目に入る一番手前に置きましょう。
履歴書を郵送で送るときのマナー
指定がなければ「普通郵便」で送る
履歴書などの応募書類を送る時に、「簡易書留」などの郵送方法を指定されていない場合は、「普通郵便」で送るようにしましょう。
この時、確実に届けるために簡易書留を選ぶことはマナー違反です。簡易書留で送られた書類は、必ず手渡しで受け取らなければなりません。企業に書類の受け取りのために余計な手間をかけさせてしまい、迷惑になる可能性があります。
郵便局の窓口から送ると確実
応募書類を入れた封筒は、街中のポストに投函しても問題ありませんが、郵便局の窓口から発送するとより確実に届けてもらいやすくなるため、おすすめです。
ポストは集荷時間が変動することがあり、さらに宛先や切手などに不備があった際にも、数日経たなければ返送されません。
窓口に封筒を持ち込んで発送を依頼すれば、多くは当日～翌日中には発送されます。さらに、その場で宛先などの不備がないかを確認してもらえるため、万が一の場合にも日数を取られません。
送付状を忘れずに添える
送付状は、ビジネス書類全般の送付に用いられる挨拶状です。企業への挨拶や、同封してある書類の概要などを記した文書であり、応募書類を送る際にも送付状を添えることがマナーです。
応募書類に添える送付状では、自己PRや志望動機などの補足を行うこともできます。丁寧な印象を与えるだけでなく、少しでも自身の強みを知ってもらうためにも必ず作成して添えるようにしましょう。
送付状に書く内容はある程度決まっており、テンプレートや定型文などに沿って作成することができます。使いやすいテンプレートを見つけ、細かい部分は応募企業に合わせて調整すると良いでしょう。
切手の料金と貼る位置に注意する
履歴書を入れた封筒に貼る切手は、通常110円分です。応募書類がA4用紙で約10枚以上と多く、封筒と合わせて50g以上になる場合のみ180円分の切手が必要となります。
切手は必要料金分を1枚でぴったり満たす必要はなく、何枚かを貼り付けて合計で必要料金を満たしていても問題なく発送されます。
切手は左上から適度に間隔を空けた位置に貼り、複数枚を貼る必要がある場合はその下に並べていくようにしましょう。
期限が「消印有効」か「必着」かを必ず確認する
応募書類の提出締切日には、「消印有効」または「必着」と書かれていることが一般的です。これらの意味を理解せずに期限ギリギリに提出をすると、締切を過ぎたとみなされる可能性があります。
「消印有効」とは、発送を受け付けた時に郵便局で押される「消印」の日付が締切日以内であれば良いという意味であり、書類が企業に届くのが締切日より後になっても問題なく受理されます。
一方で「必着」では、その日付までに必ず企業に書類が届くことを指定しているため、必着とされている締切日に発送手続きをしても、まず締切に間に合うことはありません。
履歴書を手渡しするときのマナー
封筒の上からさらにクリアファイルで挟んで持ち歩く
履歴書を入れた封筒を手渡しするためには、バッグなどに封筒を入れて持ち歩く必要があります。その時に封筒の角が折れたり、雨に塗れたりしてしまうと、渡す際にマイナスの印象を与えかねません。
そのため、履歴書自体もクリアファイルに入れて持ち歩き、綺麗な状態で手渡しできるようにしておくことがおすすめです。
面接官に直接手渡すときは封筒から出して渡す
封筒を手渡しするタイミングが面接の場であれば、封筒から履歴書などの応募書類を取り出して渡します。
この時、応募書類の入ったクリアファイルを封筒の上に重ね、面接官から正しい向きで履歴書の表面が見えるようにして渡しましょう。渡す際には必ず両手で持ち、「よろしくお願いいたします」など一言添えて丁寧に振る舞うことが重要です。
受付など面接官以外に手渡すときは封筒のまま渡す
企業の受付などで封筒を手渡しする場合は、中身は取り出さずにそのまま渡します。相手から正しい向きに見えるようにし、「誰に宛てた何の書類なのか」を明言しましょう。
受付での様子が選考に大きく影響することはほとんど無いため、それほど畏まった態度で渡す必要はありません。事務的な手続きが滞らないよう、必要な用件のみ伝えれば十分です。
履歴書の封筒に関するよくある質問
履歴書を手渡しする場合に送付状は必要？
履歴書を手渡しする場合。送付状は添えないことが基本です。
送付状の役割は、送付した書類を明記し、内容物に過不足がないことを示すことであるため、その場で中身を確認する場合には送付状は必要ありません。
アルバイトの面接で渡す時にも履歴書は封筒に入れるべき？
アルバイトの面接であっても、丁寧に振る舞って損をすることはありません。面接時に手渡しする場合、封筒に入れて持参することで、マナーを遵守する姿勢を見せることができます。
倍率の高いアルバイトの求人の場合、少しでも印象を良くするための工夫は欠かせません。履歴書を封筒に入れて持参するという基本的なマナーを理解していることを示せば、有利に働くでしょう。
封筒は横書きでも問題ない？
封筒の宛名は横書きにしても問題ありません。その場合、表面の上部に宛先、中央に宛名、右下に「履歴書在中」というレイアウトで書きましょう。裏面は通常通り、左下に自分の住所と名前を記入します。
封筒を横向きにして横書きにする場合は、封入口を右に置いて表面を見てから、同様のレイアウトで記入しましょう。ただし、切手を貼り付ける位置は右上です。結果的に縦書きの場合と同じ位置になるように切手を貼り付けましょう。
住所に使われている数字は漢数字で書く？
封筒に書く数字には、厳密なルールはありません。郵便番号は漢数字が一般的ですが、それ以外の番地などについては、見やすさを優先して書いても問題ありません。
例えば、二（2）や三（3）が続く場合、漢数字で縦書きにすると数字の判別がつきにくくなる可能性があります。こういったケースでは、縦書きでも数字のみ横書きでまとめて書くことがおすすめです。
また、社名に数字が含まれている場合は、なるべくその表記のまま書くようにしましょう。読みやすいからといって、社名の漢数字の箇所を算用数字に変えることが失礼にあたる可能性があります。
英語の社名は縦書きでどう書く？
社名に英語が含まれている場合は、縦向きでアルファベットを書きましょう。英語の表記に合わせて横書きにしたものを縦向きに変えるといったことは、基本的に行われません。
また、大文字や小文字の区別は企業名の正式な表記に合わせる必要があります。「先頭のみ大文字」「全て大文字」など、企業によって異なる部分であり、間違えることは失礼にあたるため、必ず確認しておきましょう。
期限ギリギリの場合は速達を使ってもいい？
普通郵便では応募書類の到着が締切に間に合わないと判断した場合は、速達を使っても良いでしょう。
ただし、速達で届けられた封筒には「速達」という判が押されるため、企業側にも速達を使ったことが伝わります。
急いで応募書類を送っているように見え、「準備不足」といった印象を与える可能性もあるため、平常時にはなるべく普通郵便で間に合うように送ることが望ましいです。
切手はコンビニで買ってもいい？
封筒に貼る切手はコンビニで買っても問題ありません。郵便局で販売されているものと同様のものが買えるため、企業にコンビニで買ったことが伝わることもありません。
しかし、郵便局よりも切手の品揃えは少ないことがほとんどなので、必要料金をちょうど満たす金額の切手が売っていない可能性もあります。その場合は、複数枚の切手を買って合計金額を合わせるようにしましょう。
履歴書の封筒はマナーを意識した書き方が大切
履歴書を送る封筒は、封筒の選び方から書き方・渡し方まで、細かなマナーが多いです。どれか1つでも怠ってしまうと、それだけでマナーに欠ける印象を与えかねないため、注意深く確認して準備をすることが大切です。
履歴書の内容以外からも、採用担当者は志望者を判断します。この記事で解説したポイントを押さえ、丁寧な第一印象を与えられるようにしましょう。
- 表面に「応募書類在中」といった表記は必須！
- 宛名の「様」「御中」の敬称は使い方に注意する
- 郵送は普通郵便で送り、手渡しは中身を出して渡すのが基本！
【活かせる経験・スキル】