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職務経歴書と履歴書の基本的な違い

企業での採用活動が活発に行われる中、適切な職務経歴書と履歴書の作成は成功への第一歩です。しかし、多くの就活生や転職希望者がそれらの応募書類を作成する時に、「職務経歴書と履歴書って、具体的にどう違うの？」という疑問を感じることもあるでしょう。

この記事では、職務経歴書と履歴書の違いに焦点を当て、内容の違いや書き分けのポイント、作成のノウハウについて解説して行きます。

まず初めに、職務経歴書と履歴書の基本的な違いについて確認しましょう。

■職務経歴書：

職務経歴書は、具体的な仕事やプロジェクトでの経験や実績を詳細に記述する書類です。

業務内容や達成した成果、使用したスキルなどが重要です。

通常、職歴の詳細や実績に焦点を当て、スキルや能力を具体的にアピールします。

■履歴書：

履歴書は、学歴や職歴、資格など、自身の基本情報を簡潔にまとめた書類です。個人の基本的なプロフィールや学歴、職歴、資格などが主に含まれます。履歴書では、将来の職務に適した人物像をアピールすることが求められます。

職務経歴書と履歴書の定義

■職務経歴書

職務経歴書は、履歴書に追加して提出される書類であり、以下がその特徴です。

・提出有無：通常、応募先の企業に提出を求められた際に履歴書に追加して提出される。

・サイズ： 一般的にA4縦サイズで1～2枚程度。

・形式： 自由様式で、柔軟に情報を記述できる。

・必須事項： 表題、氏名、日付、職務経歴などの基本情報に加え、職務経歴に関連する項目が必要。

・詳細度： 高い。職務経歴の他にもスキルや実績の詳細、自己PR、志望動機など具体的な情報を選択して記載する。

■履歴書

履歴書は、求人応募時に提出される最も一般的な書類であり、以下がその特徴です。

・提出有無： 求人企業へ最も一般的に提出される。ほとんどの場合に提出する。

・サイズ： 応募先から指定された様式やサイズに従い、A4、B4、A4見開き、B4見開きなどの形式で作成する。

・形式： 応募先の指示に従い、学卒者用、転職者用、パート・アルバイト用など様々な形式から適したものを使用する。

・必須事項： 応募先の企業に適した形式を使用し、全ての項目を記載する。

・詳細度： 一般的には簡潔であり、詳細な情報は面接や職務経歴書に委ねられることが多い。

■職務経歴書と履歴書の違い

職務経歴書とは、応募者がこれまでの職務でどのような業務を経験し、どのような実績を上げてきたかを詳細に示す書類です。具体的な仕事の内容や達成した成果、使用したスキルに焦点を当て、詳細な情報を提供します。これは、企業が求めるスキルや経験に対して具体的な証拠を示すために用います。

一方、履歴書は応募者の簡潔な経歴をまとめた書類です。過去の学歴や職歴、基本的なプロフィール情報が含まれます。履歴書は、応募者のキャリア全体を俯瞰的に捉え、企業に自身の経歴を簡潔かつ明確に伝えるための手段です。

簡単に言えば、職務経歴書は詳細な業務経験や実績の証明書であり、履歴書は全体像を把握するための要約書といえます。どちらも応募者の強みを伝える重要な資料であり、適切なバランスで提出することが成功への近道です。

職務経歴書と履歴書の目的

■職務経歴書の目的

①応募者目線　職務経歴書を出す目的

実績とスキルの明示：

 職務経歴書は、これまでの職歴や業務経験を具体的に示し、応募者の実績とスキルを明確に伝えるための手段です。

スキルの強調：

 応募者が特に得意とするスキルや専門知識を際立たせ、企業が求める条件にマッチしていることをアピールします。

適格性の証明：

 応募者が求める職務に適していることを証明し、企業との適切なマッチングを助けます。

②採用担当者目線　職務経歴書の提出を求める目的

スキルと経験の確認： 

職務経歴書の提出を求める主な目的は、応募者のスキルや経験を確認し、求める職務に適しているかどうかを明らかにすることです。提出された職務経歴書を通じて、具体的な業務経験や取り組んだプロジェクト、習得したスキルなどを確認します。

業務への適応性の評価： 

職務経歴書は、採用担当者が候補者の業務における適応性や過去の成功体験を理解するための手段でもあります。提出された書類を通じて、応募者がどれだけ迅速かつ効果的に新しい環境に適応できるかを評価します。

個別の強みの把握： 

職務経歴書の提出を通じて、個々の応募者が持つ強みや特異性を把握することが求められます。これにより、採用担当者はチームにどのような付加価値をもたらすかを理解し、組織全体の成果に寄与できるかを見極めることができます。

■履歴書の目的

職務経歴書は経験とスキルを詳細に示し、履歴書は学歴や全体像を整理します。

これらの書類は候補者の専門性や総合力を伝え、企業はこれを通じて最適な人材を見極めます。

今回は、職務経歴書と履歴書の目的について応募者目線、採用担当者目線の両方の視点から見ていきましょう。

①応募者目線　履歴書を出す目的

総合的な経歴の提示：

 履歴書は、応募者の学歴や職歴、資格などを総合的に示すことで、自分自身を包括的にアピールすることができます。職務経歴書では詳細な業務内容が求められる中、履歴書は経歴全体を通して応募者の広範な経験を示す独自の役割があります。

広範なスキルや資格の提示： 

履歴書は、職歴や学歴と同様に、広範なスキルや取得した資格を明示する場として機能します。これにより、応募者は自身の実力を客観的に証明し、企業においてもたらす価値を強調します。

②採用担当者目線　履歴書の提出を求める目的:

的確なスキルと経歴の把握： 

履歴書の提出は、迅速かつ効果的に応募者のスキルや経歴を把握することを目的としています。採用担当者は短時間で的確に候補者の能力や適格性を理解し、次の選考ステップに進むための材料として活用します。

シンプルかつ明瞭な情報提示： 

履歴書はわかりやすく、冗長でない形式で情報を提示することが期待されます。シンプルで明瞭な履歴書は、採用担当者が重要な情報を迅速に把握しやすくなり、選考の迅速化に寄与します。

職務経歴書と履歴書の作成時の注意点

職務経歴書と履歴書は、自己アピールと信頼性を伝えるために不可欠な書類です。これらの書類を効果的に作成するためには、いくつかの重要なポイントに留意する必要があります。

■職務経歴書と履歴書のどちらにも共通する書き方の基本

・口調：

学歴や職務経歴については言い切りの形で明記します。例）〇〇年　〇〇株式会社　入社

志望動機や経歴に対するコメントを書く際は、「ですます」調を採用し、礼儀正しさと丁寧さを保ちます。

・正式名称の使用：

学校名、会社名、資格名などは省略せず、必ず正式名称で記載するようにしましょう。

・誤字脱字に注意：

書類中の誤字脱字には細心の注意を払い、丁寧できちんとした印象をキープします。

■テンプレートの使用がおすすめ

現代において、職務経歴書や履歴書のテンプレートをダウンロードすることは一般的な機会となっています。

インターネットの普及により、多くの情報が手軽に入手可能となり、これを提供する企業やウェブサイトは、社会参加を円滑にするお手伝いをしたいと考えています。

手軽に入手でき、自己アピールがしやすい職務経歴書は、将来のキャリア形成において重要な役割を果たします。

無料で提供される職務経歴書のテンプレートを利用しつつ、自身のスキルや経験を効果的に伝える新しい方法を見つけてみましょう。

■作成手段

前述の通り、履歴書や職務経歴書の作成には無料でダウンロードできるテンプレートの使用がおすすめです。

テンプレートを活用して履歴書や職務経歴書を作成する手段は以下の通り複数あります。

基本的にはPCでの作成をおすすめしますが、状況に応じて自分にあった作成方法で職務経歴書を作成しましょう。

1　パソコンでの職務経歴書作成

おすすめのポイント：

柔軟なレイアウトやフォントの選択ができ、プロフェッショナルな印象に仕上がります。

編集が簡単で、素早く修正や更新が行えます。

2　テンプレートを印刷して手書きで履歴書を作成

おすすめのポイント：

手軽に始められ、独自の個性をアピールできます。

3　スマートフォンを使用しての履歴書作成

おすすめのポイント：

どこでも手軽に履歴書や職務経歴書の作成が可能です。

アプリの指示に従えば、初心者でも一定の品質で応募書類の作成が可能です。

選択は個々の好みや状況に依存しますが、パソコンを使用することで高度な編集が可能であり、一方で手書きやスマートフォンアプリを利用すれば気軽に始められるおすすめのポイントがあります。

職務経歴書の正しい書き方

職務経歴書には複数の形式があります。

職務経歴書を作成するときは、自分の職務経歴やスキル、転職回数等に応じて形式を選ぶ事が重要です。

以下にフォーマットの種類を紹介しますので、自分に適した職務経歴書のフォーマットを選びましょう。

1　編年体式:

特徴: 経歴や転職歴を整理する方法として経歴を年代ごとに整理し、最新の経歴が最下部に掲載されます。

メリット: キャリアの進化が時間の流れに沿ってわかりやすく、変遷が明瞭です。

適性: 安定的な職歴がある求人に最適。キャリアの発展や変遷をアピールしたい場合に適しています。

適した職種: 一般的なビジネス職、事務職など

2　逆編年体式:

特徴: 職務経歴を時間の流れと逆順に整理し、最新の履歴を冒頭に配置する特徴があります。

メリット: 最新の業績や実績を際立たせることができ、雇用主に直近の実績をアピールしたい際に非常に効果的です。

適性: 転職時に直近の成果や実績をアピールしたい場合や、異なる職種への転職を検討している方にお勧めです。

適した職種: ITやクリエイティブ職など

3　キャリア形式:

特徴: 過去の業務やプロジェクトにフォーカスし、具体的な内容を詳細に描写する特長があります。

メリット: 応募ポジションや求められるスキルに合わせて経歴をアピールし、自分の目標を明確にしやすくなります。

適性: 数の職種や業務、プロジェクトで経験があり、それぞれにおいて強みを持っている場合の転職時に特に効果的です。

適した職種: 技術職、マネージメントやリーダーシップが重要な職種など

4　スキルシート形式:

特徴: 自身のスキルセットを強調するために、スキルや資格にフォーカスする手法が特徴です。

メリット: スキルや特技が重視される職種への転職に適しており、スキルセットが求められる場面で効果的です。

適性: 技術職やクリエイティブ職、専門職など、スキルが仕事の中心となるケースに応募する際に使用されます。

適した職種: 技術職やクリエイティブ職など

■自分の経歴に適したテンプレートを活用しよう

前述の通り、職務経歴書を作成するときはWEB上からテンプレートをダウンロードして作成する事がおすすめです。

自分に適した職務経歴書の形式が分かったら、その形式のテンプレートを探してみましょう。

また、記入方法のサンプルを閲覧する事ができるサイトもありますので活用すると良いでしょう。

■職務経歴書に書く事

職務経歴書は基本的に自由形式で作成しますが、一般的に以下のような内容を書きます。

テンプレートに初めから書くべき内容の例が載っている場合もありますので参考にしましょう。

・個人情報の記載:

氏名、連絡先、住所などの基本情報を明記します。

職務経歴の時系列記述:

・過去の職歴：

自分の経歴にあった形式で職歴を記載します。

・職歴ごとの詳細情報:

各職歴において、担当業務、プロジェクトの概要、役職、担当範囲、チーム構成などの詳細情報を提供します。

・業績と実績の具体的な記述:

過去の業績や実績を数値や具体的な事例を交えて具体的に示し、自身の能力や成果をアピールします。

・スキルと資格の明示:

所持するスキルや取得した資格を明確に列挙し、職務において活かせる能力を強調します。

プロフェッショナルなステートメント:

・自己PR

スキルや出来ることを記載し、自身のキャリア目標や志向性を明確に伝えます。

募集要項とのマッチを意識して、適切なキーワードや業界用語を取り入れると、採用担当者の理解が深まります。

これらの要素を組み合わせ、明確かつ魅力的な職務経歴書を作成しましょう。

■基本：職務経歴書を書く時のポイント

職務経歴書は、自身のキャリアやスキルを的確にアピールするための重要なツールです。以下は、職務経歴書を書く際の基本的なポイントです。

・明確な構成と整理:

職務経歴書はわかりやすい構成が鍵です。過去の職歴を時系列順に整理し、各経験に関する具体的な情報を盛り込みましょう。

成果と実績の強調:

仕事の成果や実績を具体的に示すことで、自身のスキルや能力を効果的にアピールできます。数値や具体的な例を交えて記述しましょう。

適切なキーワードの使用:

求人の要件に合致するようなキーワードを適切に取り入れましょう。

これにより、選考担当者が情報を見つけやすくなります。

正確で適切な情報提供:

事実確認を怠らず、誤った情報や誤解を招くような表現を避けましょう。信頼性のある情報提供が重要です。

■履歴書との違いに焦点を当てて：職務経歴書を書く時のポイント

職務経歴書と履歴書は異なる書類であり、それぞれに焦点を当てるべきポイントがあります。以下は、両者の違いに焦点を当てた職務経歴書の書き方のポイントです。

詳細な職務経歴の提供:

職務経歴書では、従来の履歴書よりも詳細な職務経歴を提供することが期待されます。プロジェクトや業務内容、担当した範囲などを具体的に述べましょう。

スキルや専門知識のアピール:

履歴書が基本情報を提供するのに対し、職務経歴書では具体的なスキルや専門知識をアピールすることが求められます。専門的な経験や取得した資格を強調しましょう。

成果と貢献度の強調:

職務経歴書では、自身の業績やプロジェクトへの貢献度をより強調することが期待されます。仕事においてどのように価値を提供したかを具体的に示しましょう。

キーワードの的確な選定:

職務経歴書でもキーワードの使用は重要ですが、特に希望する就職先や転職先とのマッチングを意識し、専門的な用語や業界用語を適切に組み込むことが重要です。

履歴書の正しい書き方

就職や転職を検討する際、適切な履歴書を用意することは、新たなキャリアのスタートにおいて重要なステップです。

履歴書の種類は用途ごとに異なります。基本的には、希望する就職先や転職先の企業からの指定に従うことが重要です。

指定がない場合は以下を参考にしましょう。

JIS規格の履歴書:

基本的な特徴: 最も基本的で、非常に使いやすい履歴書形式です。必要な項目が整理されており、標準的なフォーマットを採用しています。就職希望の場合も、転職希望の場合も使用できます。

一般用の履歴書:

主な特徴: JIS規格よりも記述欄が広く、自己アピールの余地が大きいです。自身の強みや特技を際立たせるために活用でき、企業の要件に柔軟に対応可能なフォーマットです。

転職用の履歴書:

主な特徴: 職歴に焦点が当てられ、過去の経験や実績を詳細に伝えることができます。また、転職用履歴書では、職務経歴書が同梱されることもあります。

パート・アルバイト用の履歴書:

主な特徴: シフトに関する希望欄が存在し、柔軟な働き方をアピールできます。勤務時間や希望する曜日を明確に伝えることができます。

これらの履歴書は購入することも可能ですが、同時にテンプレートをダウンロードすることもできます。

PCで履歴書を作成する際は、テンプレートを使用することでスキャンや印刷の手間なく手軽に作成することができ、効率的です。

■基本的：履歴書の作成ポイント

個人情報の明記: 

氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを正確かつ明瞭に記入します。

学歴と職歴の整理:

 時系列に基づいて学歴や職歴を整理し、最新の情報が一番上になるようにします。

自己PR: 

簡潔かつ効果的に、自身の強みや特技をアピールする自己PR文を記述します。

資格や免許: 

取得している資格やスキルがあれば、これを正式名称で明示的に強調します。

趣味や特技:

 適切な範囲で、個性をアピールするための趣味や特技を記載します。

■職務経歴書との違いに焦点を当てて：履歴書の作成ポイント

職歴の詳細: 

職務経歴書では具体的な業績や実績を詳細に記述しますが、履歴書では簡潔に職歴を示し、重要なポイントに絞ります。

職務経歴書との補完:

 履歴書は職務経歴書と補完関係にあります。履歴書では職歴を概観し、職務経歴書ではより具体的なプロジェクトや業績を詳細に描写します。

自己PRのスキル強化: 

履歴書では簡潔ながらも効果的な自己PRを心がけ、職務経歴書の補完となるような内容を意識します。

簡潔で読みやすい: 

履歴書は簡潔で読みやすいフォーマットを保ち、雇用主が迅速に理解できるような工夫が求められます。

職務経歴書と履歴書の活用方法

履歴書や職務経歴書を活用できるシーンについてご紹介します。

希望の就職先や転職先の企業によっては職務経歴書の提出を求められない等のケースもありますが、以下のようなケースも想定できるので、機会があれば履歴書や職務経歴書を作成しておく事はキャリアにとって有効な手段と言えます。無料で作成出来るツールも数多くあるため、手軽に履歴書や職務経歴書を作成しておくことが出来ます。

デジタルで作成しておく事のメリット：

PCなどのデバイスを使用して職務経歴書や履歴書を作成すると、修正が容易に行えます。

データ形式で保存された書類は随時修正や更新が可能で、最新の情報を簡単に反映できます。

ブラッシュアップの容易さ：

デジタル形式で保存された書類は随時アップデートできるため、スキルや経験の新しいブラッシュアップや修正が容易です。

最新の業界動向や経験、職種のトレンドなどに応じて、自己プロフィールをブラッシュアップすることができます。

保存と再活用の容易さ：

データで保存された職務経歴書や履歴書は、将来の業務でプロフィールを作成する際や転職希望時にも再利用可能です。

これにより、時間と労力をかけずに新たな機会に備えることができます。

デジタルで作成し、修正が容易な職務経歴書と履歴書は、応募者が自身のキャリアを効果的に管理し、将来の職務や転職時に備えるための有力なツールとなります。

職務経歴書の活用シーン

職務経歴書に焦点を当て、より詳しく活用シーンを見ていきましょう。

面接での自己PR対策：

職務経歴書は面接での自己PRにおいて重要なツールです。経歴や実績を整理し、自分の強みやキャリアの進化をアピールするための材料となります。面接前に徹底的に職務経歴書を振り返り、効果的な自己PRを構築しましょう。

採用での作文対策：

採用プロセスの一環として作文が求められる場合があります。

過去の経験や成果を整理し、応募企業の求めるポイントを的確に表現することで、作文対策を成功させることができます。

面接練習：

面接練習の際に、事前に作成した職務経歴書を活用することで、自分の経歴に基づいた具体的な質問にもスムーズに答えることができます。自己紹介やプロジェクトの詳細など、面接でよく聞かれるトピックに対する備えとして利用しましょう。

履歴書の活用シーン

次に、履歴書に焦点を当て、より詳しく活用シーンを見ていきましょう。

職務経歴書不要の場合、面接が重視されることも。想定して対策：

一部の求人や企業では、職務経歴書が不要である場合があります。

この際、履歴書がより重要な役割を果たします。履歴書に書いた経歴や資格、志望動機などをしっかりと履歴書にまとめ、面接に備えることが必要です。

キャリアカウンセリング：

学校、就労支援センター、行政機関、人材紹介会社など、キャリア相談を実施している場所では自己分析や進路設計に関するアドバイスが行われます。

この際に、履歴書は自分自身を整理し、相談者とキャリアカウンセラーとの対話をサポートするツールとして活用されます。

自分の強みやキャリアの方向性を明確にし、的確なアドバイスを受けるために履歴書や職務経歴書を活かしましょう。

まとめ：職務経歴書と履歴書を適切に使い分ける

職務経歴書と履歴書、どちらもキャリア上で重要な情報を伝える書類であることを詳しく解説してきました。

職務経歴書は具体的な実績やスキルを詳しくアピールする証明書であり、一方、履歴書はキャリア全体を簡潔にまとめた要約書です。

これらを意識して作成することが重要です。

自分の強みを伝える上で、職務経歴書は経歴の詳細を、履歴書は全体像の要約をまとめるものとして活用されることを覚えておきましょう。

どちらも欠かせない存在で、これを機に自分のキャリアをしっかり整理して、企業との相性を良くする準備を整えていくことが大切です。