スマホからメールで履歴書を送る方法は？添付方法からメール例文まで解説

アルバイト・パート、就職活動などにおいて、履歴書はあなたの第一印象を決める大切な応募書類の一つです。特にメールで履歴書を提出する場合は、マナーを意識するだけで好印象につながる可能性があります。

本記事では、スマホ経由で履歴書付きのメールを送るときの方法や注意点を紹介します。履歴書をPDFにする方法から好印象を与えるメールの書き方まで詳しく解説していきます。

スマホで履歴書付きのメールを送る予定がある方や、履歴書を送るときのビジネスマナーについて理解を深めたい方はぜひ最後までご一読ください。

スマホで履歴書を添付したメールを送るのはアリ？

結論として、スマホで履歴書を添付したメールを送るのはまったく問題ありません。ただし、パソコンで送るのに慣れている方の場合、スマホで送るときの手順を正しく理解する必要があります。

スマホで履歴書を送るときは、パソコンで送る際と同様に以下の要素に気を付けましょう。

特に、スマホでメールを送る場合は件名や署名を入れるのを忘れてしまいがちです。履歴書付きのメールを送ったは良いものの、件名や署名を入れ忘れてしまい、「誰から送られてきたメールだろう…」と思われてしまわぬよう、注意しましょう。

スマホで作成した履歴書をメールに添付する手順

①履歴書アプリで書類を作成する

特に企業からの指定がなければ、専用のアプリで履歴書を作成するのがスムーズです。アプリにはさまざまな種類のテンプレートが用意されているので、一から履歴書のフォーマットを用意するよりも効率的に履歴書を作成できます。

おすすめしたい履歴書アプリは、『らくらく履歴書』です。『らくらく履歴書』では、新卒や転職、アルバイトなどのあらゆるシーンに合ったテンプレートを利用して簡単に履歴書を作成できます。

また、自己PRはさまざまな例文を活用して簡単に作成できるのもポイントです。コンビニでのネットプリントやPDFダウンロードにも対応しているので、面接前でもスピーディーに履歴書を準備できます。スマホさえあれば、いつでもどこでも履歴書を作成できるので、いざ履歴書が必要になった時に備えて、らくらく履歴書をダウンロードしておくのをおすすめします。

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②履歴書をダウンロードしてPDF化する

履歴書アプリで作成した書類は、PDF形式に変換して保存しましょう。なぜなら、WordやExcelなどのファイル形式で送った場合、閲覧するパソコンやスマホによって、レイアウトが崩れたり、文字化けしたりする可能性があるからです。

また、第三者がファイルを開いて内容を変更されてしまうリスクがあるのも理由のひとつです。履歴書をメールで送る際は、PDFファイルで送るのが正解と覚えておきましょう。

③メールアプリに履歴書のPDFを添付する

次に、PDF化した履歴書をメールに添付しましょう。outlookやGmailなどのメールアプリを起動し、添付ファイルのボタンを押して履歴書のPDFを選ぶだけでOKです。

また、履歴書以外にも職務経歴書やエントリーシートなどを送る必要があるときは、一緒に添付しておきましょう。提出書類をメールで送るときは、1通のメールでまとめて送付するのがマナーです。なお、添付する前に書類に誤字脱字がないかをチェックしておくと安心です。

④メールの送付文と宛先を入力して送信する

最後に、メールの宛先と件名、本文を入力し終えたらメールを送信しましょう。件名は、「履歴書を提出いたします【◯◯◯◯（氏名フルネーム）】」のように、「要件」と「誰が送ったのか」を簡潔にまとめるのが正解です。

送付文は、履歴書を見てくれる方に自分の考えや礼儀を示す大切な部分です。履歴書だけでは伝えられない自分の性格や熱意を表現する機会でもあるので、丁寧な文章を心がけましょう。

スマホでメールに履歴書を添付して送るときのマナー

用件を簡潔に書く

スマホでメールに履歴書を添付して送るとき、件名には「〇〇採用応募｜履歴書送付」のように企業名と応募職種を明記し、一目で内容がわかるようにしましょう。

なお、本文は「挨拶」「自己紹介」「応募動機」の3点を簡潔にまとめましょう。本文が長すぎると、読み手に負担がかかってしまい、マイナス印象につながる可能性があるので注意が必要です。要件を簡潔にまとめたら、本文の最後を「履歴書を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします」と締めくくればOKです。

パスワードを設定する

スマホから履歴書付きのメールを送る際、セキュリティ対策としてパスワードを設定しましょう。個人情報が含まれる履歴書は、万が一メールが不正に開かれてしまうと、情報漏洩につながります。パスワードを設定すれば、不正アクセスなどから個人情報を守れるので、安心して履歴書を提出できます。

パスワードは、PDFファイルを作成するときにパスワード設定機能を利用すれば簡単に行えます。半角数字を混合させた第三者に推測されにくいパスワードを設定しましょう。

PDFのファイル名を設定する

履歴書をPDFファイルで保存するとき、ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」のように設定しましょう。アプリなどで履歴書をPDF化してダウンロードした直後は、ファイル名が「134686852.pdf」などのように自動設定された名称が付いているケースがあるので、注意が必要です。

PDFのファイル名をあなたの氏名にすれば、ビジネスマナーが意識できている印象を与えられ、企業側が応募者管理をしやすくなるといった気遣いにもつながるので、ぜひ実践してみてください。

必ず履歴書に顔写真を添付する

履歴書には、必ず顔写真を添付するのを忘れないでください。どれだけ履歴書の内容が良いものに仕上がっても、顔写真が付いていなければ履歴書として成り立ちません。最悪の場合、選考対象外となってしまう可能性もあるので、注意が必要です。

基本的に、履歴書作成のアプリには顔写真を簡単にアップロードできる機能が付いています。履歴書を書き始める前もしくは書き終えた後に、顔写真を付けることを忘れないようにしましょう。

メール末尾に署名を添えておく

署名には、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載しましょう。特に、電話番号は企業から連絡があった際にすぐに対応できるように、間違いのないように注意してください。なお、必要に応じて職務経歴書の有無やスキルなどを簡潔にまとめたものを追記しても良いでしょう。

スマホで署名を作成する際は、メールアプリの設定から署名を作成できる機能を利用するか、事前に作成しておいた署名文をコピー＆ペーストすればOKです。

できるだけ〆切に余裕をもって提出する

履歴書をメールで送るときは、提出期限ギリギリではなく余裕を持って送ることが大切です。万が一、送信エラーが起きたりファイルが正しく添付されていなかったりした場合に、再度送り直す余裕ができます。また、企業側も余裕を持って書類を確認できるので、早めに提出するに越したことはありません。

さらに、〆切ギリギリになって焦って書類を作成した場合、誤字脱字やファイル形式の間違いなどのミスにつながる可能性も高まります。余裕を持って作業すれば、ミスを防ぐことができ、選考プロセスをスムーズに進められるでしょう。

指定の送付方法がないかチェックしておく

スマホで履歴書をメールに添付する際は、企業からの指定事項を必ず確認することが大切です。中には、郵送での提出を指定している企業も一定数存在します。指定された方法に従わない場合、選考対象外となってしまうおそれもあるため、注意が必要です。

「提出したのは良いものの、企業の指定をよくチェックしていなかった」という事態にならぬよう、募集要項やメールをよく読み、正しい方法で履歴書を提出しましょう。

スマホで履歴書を添付したメールを送るときの例文

送付方法を確認するときの例文

履歴書の送付方法について問い合わせするときは、このような内容のメールを送りましょう。宛名の企業名は必ず正式名称で記載し、名前がわかれば担当者名は様付けで書きましょう。

また、何の求人に応募したのかを書いておくと、人事担当がどの求職者から連絡を受けたのかを把握しやすくなります。企業に対してしっかりと配慮ができている印象につながるので、一文添えるのをおすすめします。質問事項に関しては、長文になりすぎないように気を付け、要件を簡潔に伝えればOKです。

履歴書を送付するときの例文

また、セキュリティ対策で履歴書のファイルにパスワードを設定している場合は、その旨を必ず記載し、パスワードは別途送信するようにしましょう。履歴書を添付したメールにパスワードを記載していると、かえってセキュリティ意識が低い印象を与えかねません。

履歴書ファイルのパスワードを伝えるメール例文

履歴書ファイルのパスワードを伝えるメールでも、件名には必ず氏名を書き、本文は宛名から始めるようにしましょう。メールが連続しているからといって省いて送ることは失礼にあたります。

また、本文ではパスワードを伝える以外の用件は書かないようにし、パスワードもわかりやすいように区切るなどして記載すると丁寧な印象を与えられます。

履歴書をスマホからコンビニで印刷する方法

ネットプリントを利用する

コンビニでPDFデータを印刷するときは、あらかじめコンビニ印刷用のアプリをダウンロードしておく必要があります。アプリをダウンロードしたら、PDFをアップロードし、コンビニのマルチコピー機と通信するだけで、簡単に印刷可能です。

マルチコピー機のケーブルを直接接続する

ネットプリント以外の方法として挙げられるのは、マルチコピー機のケーブルを直接接続するやり方です。コンビニなどに置いてあるマルチコピー機とスマホを直接ケーブルでを繋げることで、好きな写真データを印刷することができます。

なお、マルチコピー機が設置されている店舗には限りがあるので、履歴書を印刷するときは前述したネットプリントの利用を検討することをおすすめします。

スマホで履歴書を添付したメールを送るときのQ＆A

必ずPDFにしないとダメ？

必ずしもPDFにする必要はありませんが、PDFにすれば「ファイルが開けない」「レイアウトが崩れる」といったトラブルが起きるのを避けられます。滅多にないケースですが、企業がWordやExcelなどで送るように指定する場合を除いて、PDFで送るのをおすすめします。

履歴書内の印鑑はどうすれば良い？

印鑑は、「はんこ作成Web」などの無料で使えるサービスで作るのがおすすめです。自分の苗字を入れて印鑑のデザインを選べば、印鑑の画像データを簡単に作れます。履歴書アプリで履歴書を作り終えたら、画像挿入機能を利用して、印鑑の画像を履歴書に貼り付ければOKです。

パスワードはどうやって設定する？

パスワードを設定するときは、スマホにデフォルトで存在する「ファイル」というアプリを使います。

「ファイル」アプリには「PDFをロック」という機能があり、ここからパスワードを設定できます。なお、『Adobe Acrobat』などのアプリからもPDFにパスワードをかけられますが、有料になります。

履歴書のメールを送るのは何時がベスト？

履歴書のメールを送るのにベストな時間帯は、企業の営業時間内です。メールを送る時間帯が選考の合否に影響する可能性はほとんどありませんが、営業時間内に送れば「ビジネスマナーを意識できている」という印象を残せるでしょう。

スマホで履歴書を添付したメールを送るときはマナーを遵守しよう

履歴書をメールで送るときは、志望度の高さをアピールするためにも、できるだけ早く対応することが重要です。

本記事でも解説したとおり、履歴書はPDFファイルに変換して、ファイル名は担当者にわかりやすいものに設定するのが正解です。特に後者に関しては、スマホで送るときはうっかり忘れがちなので、注意しましょう。

本記事を参考に、履歴書の提出をスムーズに行えるようにしましょう。