履歴書をパソコンで作成する方法とは？印刷手順まで解説

就職活動における履歴書は、パソコンを使って作成するのが主流になっています。入力した情報が保存されるため、一から作り直す必要がなく、効率的に作成することが可能です。

本記事では、パソコンを使った履歴書の作成方法について、テンプレートの用意からWord・Excel出の作成手順、印刷までを解説します。履歴書をパソコンで作成しようと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

パソコンで履歴書を作成するには？

Word・Excelで履歴書を作成する

引用：ルートテック

WordやExcelを使えば、手動でも簡単に履歴書を作成できます。記入内容だけでなくレイアウトまでカスタマイズが可能で、枠や欄を自由に調整できるのが特徴です。

Wordの場合、テキストが見やすい履歴書になるため、志望動機や自己PRの文章が多い方に向いています。フォントや文字サイズを揃えやすく、読みやすい履歴書に仕上げられるでしょう。

一方でExcelは表形式で入力していくので、職歴を整理しやすい特徴があります。また、それぞれの記入欄のサイズ変更がWordより簡単な点も強みのひとつです。

ただし、どちらの方法でも一から履歴書を作成することになるため、項目が抜けているといったミスがないように注意しましょう。

履歴書作成サービスを活用する

履歴書をパソコンで作成する際は、無料で使える履歴書作成サービスを利用するのがおすすめです。フォームに沿って入力するだけで自動的にフォーマットが整えられるため、0から作成するよりも簡単に履歴書が作成できます。

サービス内でテンプレートが用意されているので、一から履歴書の原型を作る必要がないのが嬉しいポイントです。

手動で作る場合と比べて時間も大きく節約できるため、効率よく履歴書を作成したい方は履歴書作成サービスが向いています。

Webで完結できる「らくらく履歴書」がおすすめ！

履歴書作成サービス「らくらく履歴書」は、ブラウザ上で履歴書を作成できるサービスです。さまざまなテンプレートが用意されており、状況に応じた最適な履歴書を作成できます。

また、アプリからのダウンロード・印刷も可能で、PDFで保存すればそのまま履歴書を提出することも可能です。

さらに、AIによる文章作成サポート機能もあり、キーワードを入力するだけで自己PRや志望動機を作成してくれます。すぐに履歴書を作りたい方は、「らくらく履歴書」をご利用ください。

Word・Excelで履歴書を作成する手順

ダウンロードできる履歴書のテンプレートを用意する

まずは、履歴書のテンプレートをダウンロードします。一から作成するとなると時間がかかるため、テンプレートを活用することで効率的に作成することができます。

テンプレートを選ぶ際は、必要な項目が過不足なく記載されているかを確認することが必須です。テンプレートによって職歴や志望動機の欄の大きさも異なるため、どの項目に力を入れたいのか事前に考えてから選びましょう。

テンプレートを複数ダウンロードして、完成後に見比べた上でどれを提出するか決めるのもおすすめです。

テンプレートに沿って基本情報を入力する

テンプレートを用意したら、氏名・住所・職歴・志望動機・自己PRなどの基本情報を入力します。枠や欄からはみ出すようであれば、レイアウトを調整します。

フォントはビジネス文書として一般的な明朝体やゴシック体を選びましょう。文字のサイズは10.5〜12ptで統一すると、印刷した後も読みやすくなります。

テンプレートのフォーマットに沿って入力していけば、文字位置は調整しなくても問題ありません。元々設定されている書式で自動的に調整され、読みやすい形になります。

誤字脱字や日付のミスがないか最終チェック

情報の入力が完了したら、誤字脱字や日付のミスがないかを確認しましょう。パソコンの場合は、フォーマットに沿って作成していくため、入力した段階では記載ミスに気付けないケースがあります。

入社・退社の年月が間違っていたりすると、採用担当者から不審に思われてしまいます。採用にもマイナスの印象がつくため、入力後の最終チェックは不可欠です。

 

最終チェックを行う際は、声に出して読んだり、第三者に確認してもらうなどが有効です。

完成後はPDF化して保存する

履歴書が完成したら、WordやExcelのまま送付するのではなく、PDFに変換して保存しなければいけません。PDF化することで、閲覧環境の違いによるレイアウト崩れを防ぎ、体裁を保つことができます。

メールやWebサイトから応募する際も、PDF形式で提出するのが望ましいです。

保存する際のファイル名は、「履歴書_氏名_提出日」のように一目でわかるものに設定しましょう。こうして適切な形式で保存できたら、パソコンでの履歴書作成は完了です。

パソコンで作成した履歴書の印刷方法

郵送や持参ならプリンターを使って自宅で印刷する

自宅にプリンターがある場合は、PDF化した履歴書を開き、「実際のサイズ」または「倍率100％」で印刷設定を行います。拡大・縮小が自動になっていると、レイアウトが崩れることがあるため注意が必要です。

用紙は白色の普通紙で問題ありませんが、にじみやかすれが出ないように、事前にインクの残量を確認してから印刷するようにしましょう。

また、印刷時は見開きが基本になるため、両面印刷の設定になっていないかも確認します。印刷後は文字の濃さや余白のバランスを確認してから、汚れや傷がつかないようにクリアファイルに入れて保管しましょう。

自宅にプリンターがない場合はコンビニ印刷でOK！

自宅にプリンターがない場合は、コンビニのマルチコピー機で印刷できます。PDFデータをUSBメモリに保存するか、ネットプリントサービスを利用してアップロードし、店舗で印刷番号を入力して印刷する方法があります。

どちらの方法も、操作画面に沿って入力していくだけなので簡単に印刷できます。ネットプリントサービスの場合は、会員登録が必要になりますが、追加料金や難しい操作を求められることはありません。

また、コンビニは24時間いつでも利用可能な点も大きなメリットです。日中に時間がとれない方でも手軽に履歴書を印刷できるでしょう。

履歴書はA3またはB4サイズで印刷する

履歴書を印刷する際は、見開きでA3またはB4のサイズに設定しましょう。市販の履歴書と同様に、A4もしくはB5を2枚並べた形式にするのが一般的です。

ただし、A3やB4の用紙は家庭のプリンターでは対応していないこともあります。自宅で印刷する場合は、A4・B5で2枚に分けて印刷するのも選択肢のひとつです。

1ページにA4かB5サイズを割り当てるという基本が守れていれば、2枚組の履歴書でも不備とみなされることはないでしょう。

パソコンで履歴書を作成するときの注意点

証明写真は印刷後に貼り付ける

パソコンで作成した履歴書を印刷する場合、証明写真は印刷後に貼り付けましょう。データ上で写真を貼り付けても不採用になることはありませんが、家庭用プリンターでは写真の色味や解像度が落ち、写りが不自然になることがあります。

履歴書における証明写真は、清潔感や第一印象を決定づける要素です。そのため、可能であれば証明写真機で撮影したものを貼り付けたほうが印象が良くなります。

一方で、メールで履歴書を送信する場合は、PDF内に写真データを貼り付ける形式で問題ありません。

文字のフォントは明朝体かゴシック体に統一する

パソコンを使って履歴書に情報を入力する際は、フォントを明朝体またはゴシック体に統一します。装飾が強調されたフォントや筆記体風の書体は、ビジネス文書においては不適切です。

文字サイズは10.5〜12pt程度にし、全体で統一感を持たせましょう。項目ごとに文字サイズに違いがありすぎると、読みにくさを感じさせてしまいます。

なお、テンプレートや履歴書作成サービスを使って作成する場合は、こうした書式設定はむやみに変更しない方がいいでしょう。あらかじめ最適な形式に設定されているはずなので、そのまま入力していくことで、読みやすい履歴書に仕上がります。

文字や枠を装飾しすぎない

パソコンで履歴書を作成する場合、文字色や枠線の装飾が可能です。しかし、採用においては華美に装飾せず、黒文字・シンプルな罫線で十分です。

文字を強調するために太字を多用したり、色付き文字を使ったりすると、かえって落ち着きのない印象を与えてしまいます。

履歴書を作成する際は、読みやすさと公的書類としての体裁を優先し、装飾は最小限にとどめましょう。

テンプレートのレイアウト変更は最小限にする

履歴書を作成するためにテンプレートを活用する際は、ダウンロードした状態のまま使用するのが原則です。

記入欄を増やしたり枠を拡張したりすると、元々きれいだった履歴書のバランスが崩れてしまいます。特にExcel形式のテンプレートでは、変更を加えることで印刷時にレイアウトがズレてしまうケースもあります。

履歴書の枠に文章がおさまらない場合は、文字数が多すぎている可能性が高いです。文章を再チェックし、簡潔にまとめることで、レイアウトに変更を加えなくても収まる場合が大半です。

特に職歴が多い場合などは、職務経歴書で補足することを前提に短くまとめるのがおすすめです。

パソコンで作成した履歴書は使いまわしてもいい？

氏名や学歴などの基本情報は使い回しOK！

履歴書において、氏名・住所・電話番号・学歴・職歴といった基本的な情報は、原則として使いまわしても問題ありません。

むしろ、毎回一から入力することで誤記が生じるリスクを考慮すると、正しく入力された情報を保存して使いまわすほうが安全と言えます。

ただし、履歴書の提出日・証明写真・在職状況などについては、最新の情報に更新する必要があります。特に日付は変更を忘れがちなので、提出前に確認するようにしましょう。

志望動機・自己PRは応募先ごとに書き分ける

基本情報以外の志望動機や自己PRをそのまま使いまわすのはNGです。評価に大きく影響する項目なので、必ず毎回内容を考えるようにしましょう。

企業は「なぜ当社なのか」を重視するため、汎用的な文章では熱意が伝わりにくくなります。業種・業界・事業内容に合った内容に調整して記入することが大切です。

同じ強みをアピールする場合でも、表現や切り口を変えなければいけません。手間はかかりますが、企業ごとに履歴書を作り直すことで、採用の可能性は高くなるでしょう。

パソコン作成と手書きで履歴書の評価は変わる？

選考評価は作成方法より内容が重視される

採用活動において企業が重視するのは、履歴書の「形式」ではなく「中身」です。志望動機に具体性があるか、自己PRに説得力があるかといった点が重視されます。

そのため、履歴書の作成方法が評価に影響することはまずありません。近年はWebから応募できるケースも増えており、パソコンで作成した履歴書を提出することも可能です。

志望する企業の特徴やどのような点をアピールしたいのかを考慮し、手書きかパソコンかを選択しましょう。

効率よく履歴書を作りたい・ITスキルをアピールしたいならパソコン

パソコンで履歴書を作成するのが適しているケースとしては、複数社へ応募する場合や、履歴書を効率よく作成・修正したい場合が挙げられます。

パソコンで作成すれば、データとして保存できるため、志望動機や自己PRを書き直すのが容易になります。手書きの場合、新たに履歴書を作成しなければいけないため、応募先が多いほど負担も大きくなってしまうでしょう。

また、事務職やIT職など、基本的なパソコンスキルが前提となる職種では、パソコンで作成された履歴書自体がスキルの証明にもなるでしょう。

入社・採用されたいという熱意を伝えたいなら手書きがおすすめ

企業文化によっては、手書きの履歴書が好まれる場合もあります。特に、中小企業や伝統を重んじる業界では、手書きの文字から人柄や誠実さを感じ取ろうとする傾向があります。

そのため、時間をかけて一字一句書き上げることで、入社意欲の表れとして受け取られることもあります。

ただし、手書きの場合は丁寧に書いて、読みやすい文字にしなければいけません。きれいに仕上げられずに雑な印象を与えてしまうのであれば、無理に手書きを選ぶ必要はありません。

入社・採用を熱望するなら、手書きの履歴書を作成するのも検討しましょう。

パソコンで履歴書を作成して効率よく就活を進めよう

複数の企業に応募する就職活動では、一社ごとに履歴書を準備しなければいけません。そのため、パソコンを使って履歴書を作成することは、手書きよりも圧倒的に効率的です。

テンプレートを活用して一から書き直す手間を省ければ、志望動機や自己PRといった重要な項目の推敲に時間をかけることができます。その結果、履歴書の中身がより充実し、採用の可能性を高めることにも繋がります。

もし、より手軽に作成を進めたい場合には、履歴書作成サービスを活用するのも一つの手です。状況に合わせて最適な作成方法を選び、パソコンでの履歴書作成をマスターして効率よく就活を進めましょう。