本記事では、履歴書や職務経歴書といった応募書類の送り方に悩んでいる方に向けて、履歴書のメールでの送り方を例文付きで紹介します。
件名の書き方やPDFファイルの添付方法、パスワード付きメールの送り方まで詳しく解説。写真付きファイルの容量を軽減する方法や、クラウドサービス経由で送付する方法、スマホでメールを送る時の注意点もまとめました。
メールで送付する際のマナーを理解して正しく対応し、就活や転職活動を有利に進めましょう。
履歴書はメール提出が主流！送り方を押さえよう
就職・転職活動では、メールで履歴書を提出するのが主流になりつつあります。
PDFなどでデータ化されていると紙の履歴書より管理しやすく、スムーズに選考が進みやすいためです。メールで応募書類を提出できれば、求職者側も送付の手間を軽減でき効率的に進められるでしょう。
ただし、メールの送り方や文面が適切でなければ、マイナスの印象につながります。ファイル形式や添付の仕方を間違うと、選考に影響が出る可能性もゼロではありません。
書類選考を通過するには、履歴書の内容だけでなく、送付時のマナーを守ることも非常に重要です。選考対策の一つとして、メールでの履歴書の送り方と送付時の基本的なマナーを理解しましょう。
【項目別】履歴書提出メールの送り方
件名｜用件を簡潔に記載する
メール送付時の「件名」は、一目で用件が把握できるよう簡潔に記載することが重要です。
履歴書を送る場合は「履歴書送付のご連絡（氏名）」のように、具体的な内容と名前を記しましょう。名前があると誰からのメールかがすぐにわかり、応募者名で検索する際も探しやすくなります。
一方、「応募の件」のような曖昧な件名は、望ましくありません。
採用担当者は多数のメールを扱うため、件名がわかりにくいと見落とされたり、後回しにされてそのまま忘れられてしまうリスクが高まります。
採用担当者が応募書類であることがすぐに判別できるよう、端的かつ具体的に記載しましょう。
宛先｜企業名や部署名は正式名称を用いる
メール本文の冒頭には「会社名＋部署名＋担当者名」の形式で宛先を記載します。
株式会社は「（株）」と略さずに正式名称を使用し、敬称は「様」で統一するのが基本です。採用担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。
会社名や採用担当者の名前の漢字を間違えることは、大変失礼に当たります。会社の公式サイトや求人票で正式名称をよく確認し「◯◯株式会社 人事部 採用担当 ◯◯様」「株式会社△△ 採用ご担当者様」のように、記載しましょう。
あいさつ｜自分の名前を伝える
本文の書き出しでは、あいさつのあとに自分の名前を伝えます。ビジネスメールでは、最初に名乗ってから本題に入るのがマナーです。
初めて連絡する場合は「初めてご連絡させていただきます。◯◯◯（氏名）と申します」と、簡潔に記載しましょう。応募に関してすでにやり取りをしている場合は「お世話になっております。〇〇（氏名）です」と書き出します。
採用担当者に「誰からのメールなのか」を明確に伝えることが目的なので、季節のあいさつや詳しい自己紹介は必要ありません。
本文｜なるべく短い文章で用件をまとめる
あいさつの後は、応募の経緯と履歴書を添付していることを簡潔に伝えます。
本文では、用件をまとめてわかりやすく伝えることが重要です。求人を見て自主的に企業へ履歴書を送る場合は、応募に至った経緯も伝えると親切でしょう。
採用担当者は多くのメールを処理しているため、要点だけを簡潔にまとめることが相手への配慮になります。読みやすさを意識して改行や記号を使用し、長文にならないよう注意します。
応募に関して質問がある場合は、履歴書の送付とは別のメールで問い合わせましょう。
締め｜履歴書確認の依頼で締める
本文の最後には、締めの言葉を添えましょう。忙しい中、履歴書を見てもらうことへの感謝の気持ちを伝えると、好印象につながります。
「ご多用のところ恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」と前置きし、書類の確認を丁寧にお願いして締めましょう。
書類選考後に面接がある場合には、柔らかい表現で面接を希望する旨を伝えても構いません。
ただし、「ご返信お待ちしております」のような、相手の行動を促す文章は使用を控えるのが無難です。求人に応募するメールで使用すると、企業側に不快感を与える可能性があるので注意が必要です。
署名｜自分の連絡先を記載する
締めの言葉の下に署名を記載し、自分の連絡先を伝えます。署名に必須なのは、氏名・住所・電話番号・メールアドレスの4項目です。
採用担当者は署名で応募者の連絡先を確認するため、日中につながりやすい連絡先を記載しましょう。
メールアドレスは、普段使いのキャリアメールでも構いませんが、就活用のアドレスを取得して使用するのが理想です。
署名に不備があると、その後の連絡に支障をきたします。書いた後に見直したり、署名自体をテンプレ化しておくとミスの防止につながるでしょう。
転職活動をしている場合、連絡可能な時間帯も記しておくことをおすすめします。
【応募状況別】履歴書提出メールの例文
企業から履歴書の送付を指示されている場合
企業からの指示に従って履歴書を送付する場合は、指示のもと送る旨を必ず明記しましょう。「ご指示いただきました通り、履歴書を添付いたします」と、一言添えるだけで構いません。
メールで指示を受けた場合は、それに対する返信（Re:）で送るのが基本です。企業からのメールに署名がある場合は、必ず宛先に担当者の氏名も記入しましょう。
自主的に応募した企業に履歴書を送付する場合
自主応募で企業に直接メールを送付する場合は、応募に至った経緯を簡潔に伝えましょう。突然メールを受け取る企業側の立場に立ち、履歴書提出の意図を明確にすることが重要です。
求人を見た媒体名を明記し、一文程度で志望理由も伝えると企業側が情報を把握しやすくなります。応募要項をよく確認し、履歴書以外に必要な書類も忘れずに添付しましょう。
新卒採用で履歴書を送付する場合
新卒採用枠に応募する場合、履歴書の他にエントリーシートも提出するのが一般的です。また、職種によっては研究概要書などの提出も追加で求められる場合もあります。
履歴書以外の追加の資料はサイズが大きくなりやすいので、添付時のファイル容量に注意が必要です。
新卒の就職活動の場合は、自己紹介で学校名や学部も記載するのが一般的です。件名には「新卒枠」への応募であることを明記し、署名にも学校名と学部を記しましょう。
履歴書の送付方法に関して質問がある場合
企業への質問は、要点を整理して簡潔に伝えることが重要です。自分で調べればわかる内容や、趣旨がわかりにくい質問は、印象を損なう恐れがあります。
公式サイトや応募要項をよく確認し、必要性がある場合に限り質問をするよう心がけましょう。
【送付方法別】の履歴書提出メール例文
PDFで履歴書を送付する場合
履歴書をメールで送付する場合、PDF形式で添付するのが一般的です。PDFファイルは企業側の環境によらず閲覧でき、レイアウトが崩れる心配もありません。
印刷にも適しているため、多くの企業がPDFでの添付を推奨しています。特にファイル形式を指定されていない時でも、PDF形式で送信するのがおすすめです。
クラウドストレージサービスで履歴書を送付する場合
クラウドストレージとは、オンライン上でファイルを閲覧できるサービスの総称です。Googleドライブ、Dropbox、OneDriveが代表的です。ファイル容量が大きい場合や、企業側の問題でメールを受信できない場合などに利用されます。
クラウドストレージを利用すれば、履歴書をアップロードし、発行されたリンクを送信するだけで企業へ共有することが可能です。
セキュリティの観点から、ダウンロードの有効期限は必ず設定し、限定公開にして共有しましょう。ただし、企業によっては、メールにURLを記載するとセキュリティ上のリスクから受信できない場合があります。
企業側が共有されたサービスを使えない可能性もあるので、送信前に確認しておくと安心です。
パスワードを設定して履歴書を送付する場合
【1通目のメール例】
【2通目のメール例】
履歴書をメールで送付する場合、個人情報保護の観点から、パスワードの設定を求められる場合があります。
企業側の指示に従い、暗号化したZIPやパスワード付きPDFなどの形式でファイルを添付しましょう。パスワードは、英数字を組み合わせて8文字以上にするのがおすすめです。
パスワードを設定して送付する場合、履歴書を添付したメールとパスワードを共有するメールの2通に分けて送付するのが原則です。2通に分けて送付することで、万が一メールが流出してしまっても個人情報が漏えいするリスクを軽減できます。
2通目には、件名にパスワードの連絡であることを記載し、1通目を送ってからできるだけ時間を空けずに送付しましょう。
連続で送付することで、企業側が2通目のメールを探す手間を減らせます。パスワードの記載は、カッコや区切り線などの記号を用いて目立つように工夫すると親切です。
メールで履歴書を送る際に注意したいマナー
締め切りギリギリに送らない
履歴書は期限の前に余裕を持って提出しましょう。遅くとも締め切りの前日までに送るのがマナーです。できれば、提出の指示から2～3日以内に送ることをおすすめします。
提出直前にパソコンの不調やネット障害などのトラブルが起こる可能性はゼロではありません。締め切り間近で送った場合は「仕事もルーズなのでは」とマイナスの印象を持たれる恐れもあります。
また、何らかの理由で提出が遅れそうな場合は、早めに連絡しましょう。連絡をした上であれば、多少の遅延は認められるケースが多いです。
メール以外の提出方法を指定されていないか確認する
履歴書を提出する際は、企業側の指示をよく確認しましょう。応募要項などに「郵送のみ」と記載されている場合は、メールで提出できません。また、企業独自の応募フォームを設けている場合もあります。
提出方法を指定するのは、企業側が応募書類を管理しやすくするためです。指定の方法以外で提出すると応募手続きに支障が出たり、確認が遅れたりする可能性があります。
提出方法を確認できない場合は、求人に応募したい旨を伝え、企業側に指示を仰ぐとよいでしょう。
企業の営業時間内に送信する
企業へのメールは、平日の営業時間内に送るのが無難です。メールは24時間いつでも送れますが、担当者によっては送付時間をチェックしている場合もあります。夜間や早朝、休日の送信は失礼と捉えられる可能性もあるため、できる限り控えましょう。
一般的にメールボックスは新しいものから順に表示されます。採用担当者に見落とされるリスクを最小限に抑えたければ、始業時の前に合わせて送るのがおすすめです。
在職中で日中のメール送信が難しい場合は、送信予約機能を活用する方法もあります。
適切な形式の履歴書ファイルを添付する
メールに添付する履歴書は、企業が指定するファイル形式で送付しましょう。
一般的にはPDF・Word・Excelのいずれかで指定されます。ファイル名や容量を指定している場合もあるため、応募要項をよく確認することが重要です。
適切な形式で送らなければ、ファイルの閲覧に不具合が生じる可能性があります。特に、企業側と異なるOSで作成された文書は、文字化けを起こしやすいので注意が必要です。
日本ではWindowsを使用する企業が多いため、Macユーザーは両OSで互換性が高い文字コード（UTF-8）を指定して保存することを推奨します。
履歴書の送付方法に指示がない場合はPDFで送る
| ファイルの種類をPDFにする | 左上の「ファイル」→「名前をつけて保存」→「参照」→ファイルの種類から「PDF」を選択して保存する |
| エクスポート機能を使用する | 左上の「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」を選択して保存する |
| 印刷機能から変換する | Windows左上の「ファイル」→「印刷」→「Microsoft Print to PDF/PDFとして保存」を選択して保存する
Mac左上の「ファイル」→「プリント」→「PDFとして保存」を選択する |
| Adobe Acrobatを使用する
（サービス利用者のみ） |
左上の「ファイル」→「Adobe PDF」として保存を選択する |
企業側からファイル形式の指定がない場合は、PDF形式で送るのが無難です。WordやExcelで作成した履歴書をPDFファイルに変換するには、主に上記4つの方法があります。
手書きした履歴書は、スキャンをすればPDF形式で保存することができます。スキャンできる環境が整っていない場合でも、コンビニのマルチコピー機を活用すればPDF形式での保存が可能です。
スキャンした後は必ず確認し、顔写真や文字が鮮明に表示されるかチェックしましょう。
履歴書のファイル名には氏名と日付を付ける
ファイル名には、氏名と日付も加えると担当者が一目で確認しやすくなります。
特に指定がない場合は「氏名_履歴書_提出日（年月日）」といった名前に設定しましょう。文字化けを防ぐために、記号は「_（アンダースコア）」か「‐（ハイフン）」のみを使用します。
「履歴書.pdf」のようなファイル名は、他の応募者と区別がつきにくいので望ましくありません。企業側で保存する際、別のにファイル名を付け直す手間もかけさせてしまいます。
担当者は多くの応募書類を管理する必要があるため、それに対する配慮を感じられるファイル名が理想です。
履歴書のメールを送る前にデータ容量を確認する
メールに履歴書を添付する場合は、データ容量を最大でも2MB以内に抑えましょう。履歴書だけでなく、職務経歴書やWebテストの結果なども一緒に送付する場合は、特に注意が必要です。
企業によっては受信メールの容量に制限をかけている場合があるため、大きすぎるとメールが届かなかったり、破棄されたりするリスクがあります。
ファイルにマウスを合わせて右クリックし、プロパティを選択するとデータ容量の確認が可能です。
容量が大きいときは、zipファイルなどに圧縮して調整を行いましょう。ファイルを圧縮する方法は以下の通りです。
| Windowsの場合 | 対象ファイルを右クリック→送る→圧縮形式（zipなど）を選択する |
| Macの場合 | 対象ファイルを右クリック→（ファイル名）を圧縮を選択する |
ただし、圧縮ファイルを解凍するには専用のソフトが必要です。
企業によっては、セキュリティ対策としてzipファイル付きのメールが拒否される場合もあるため、送付前に応募先の企業に確認しておくと安心です。
圧縮ファイルにしても容量が大きすぎる場合は、クラウドストレージサービスの利用を検討しましょう。
履歴書メールの送り方についてよくある質問
スマホで履歴書を送るのはNG？
応募方法の注意事項などで禁止されていない限り、スマホで履歴書を送るのは問題ありません。
ただし、パソコンとは使い勝手が異なるため、件名の入れ忘れや添付漏れ、改行ミスには注意が必要です。スマホで本文を整えても、パソコンで閲覧するとレイアウトが崩れることも少なくありません。
またスマホで送信すると、セキュリティ上の問題から迷惑メールに振り分けられたり、受信拒否されたりすることがあります。
確実にメールを届けるためには、パソコンで送信することをおすすめします。
履歴書をメールで送った後は企業に電話するべき？
履歴書をメールで送付した後、自分から電話で連絡を入れる必要はありません。電話をすると採用担当者に余計な負担をかけてしまうため、連絡は控えるのがマナーです。
ただし、圧縮ファイルを添付した場合など、企業側に伝えておくべき事由があるときは、確認を兼ねて電話をしたほうが良いケースもあります。
履歴書を送付して1～2週間経過しても連絡がない場合も、まずはメールで問い合わせた後に電話で確認をするとよいでしょう。
履歴書をメールで送る際も写真は必要？
企業から「写真不要」の指示がない限り、履歴書には顔写真を添付するのが原則です。
顔写真は書類審査や面接時の本人確認として使われます。写真が添付されていないと、書類不備としてマイナスの評価につながる可能性があるので注意しましょう。
履歴書の写真は第一印象に大きく影響するため、服装や表情、背景色などに配慮して撮影したものを使用するのがおすすめです。
写真を貼り付けた履歴書をスキャンして送信する場合は、スキャン後も問題なく容貌を確認できることを確かめておきましょう。
写真撮影した履歴書をメールで送っても大丈夫？
履歴書を写真撮影して提出するのは控えましょう。
スマホなどで撮影された履歴書は、文字や画像がぼやけたり、光の反射で読みにくい箇所ができたりする可能性があります。
手書きした履歴書を送付したい場合は、スキャンしてPDFなどに変換したデータを送付しましょう。
パソコンがなくWordやExcelを使えないなら、スマホで簡単に作成できるアプリを活用するのも一つの方法です。
スマホアプリで作成すれば効率よくPDFに変換でき、写真の添付も簡単に対応できます。
ハローワークの求人への履歴書メールの送り方は？
ハローワークの求人には、ハローワークインターネットサービスを利用して履歴書のデータを送付します。基本的に、メールで企業に連絡をする必要はありません。
ハローワークに求職者登録を行い、インターネットサービスのマイページから応募します。
応募したい求人情報を選択し、志望動機を記入して履歴書データを添付するだけなので、手軽に対応できるでしょう。
企業がメールでの応募を指定している場合は、ハローワークの求人を見て応募した経緯を伝え、送り方のマナーを守って応募してください。
履歴書メールの送り方を理解して転職を有利に進めよう
就職・転職活動では、応募書類の内容や面接での受け答えだけでなく、応募の過程や企業とのやり取りも審査の対象になります。
応募のメールは企業との最初の接点になるため、メールの書き方や添付方法など、送り方のマナーを押さえて対応することが好印象につながるでしょう。
最近はスマホを活用して手軽に履歴書を作成・送付できるサービスも増えています。
それぞれの状況に合わせて選べる履歴書のテンプレートも豊富で、簡単に印刷・PDF化ができるため、効率的に書類作成と応募が可能です。特に、応募書類の作成やメールでの送り方に不安がある方にとっては心強いでしょう。
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